L’aspetto concettuale più rilevante è il seguente: le novità normative in materia di comunicazione unica non hanno modificato la disciplina di fonte legislativa che individua i soggetti abilitati o legittimati alla sottoscrizione delle relative pratiche di competenza dei diversi enti destinatari.
La normativa introduce una novità riguardante il modello di comunicazione unica (cd copertina) che rappresenta un fascicolo che espone i principali elementi della pratica in oggetto e contiene i diversi moduli da destinare agli enti competenti. La copertina va firmata mediante firma digitale da parte del titolare/legale rappresentante. In caso in cui l’obbligato alla firma sia sprovvisto del dispositivo di firma, il Ministero dello Sviluppo Economico ha predisposto, con circolare n. 3616/C del 15 febbraio 2008, un modello di procura che consente agli obbligati di conferire, a professionisti o altri intermediari, l’incarico alla sottoscrizione digitale nonché alla presentazione telematica della comunicazione unica all’ufficio del registro imprese competente. La procura è speciale perché legata alla pratica in oggetto, che viene individuata in base ad un codice univoco generato dalla pratica stessa.
La regola generale da tener presente è che la procura speciale dovrà essere utilizzata ogniqualvolta la Comunicazione Unica venga trasmessa da un intermediario (titolare del contratto telemaco) diverso dal soggetto obbligato o legittimato.
Tale regola è stata ribadita in più occasioni dallo stesso ministero (cfr. note n. 64327 del 04.06.2010, n. 1010914 del 03..08.2010, n. 017402 del 16.08.2010 e n. 107411 del 16.08.2010) che ha avuto modo di precisare che la procura abilita il professionista o l’intermediario a sottoscrivere digitalmente, per conto dell’obbligato o del legittimato, esclusivamente la distinta relativa al modello di comunicazione unica. Tale legittimazione non si estende anche alle distinte relative alle altre modulistiche allegate. Infatti i modelli di competenza degli enti destinatari (Registro imprese, Agenzia entrate, INPS e INAIL) dovranno essere sottoscritti seguendo le specifiche norme di settore.
La confusione nasce dal fatto che sia la copertina che la modulistica registro imprese (distinta fedra) sono sì di competenza dello stesso ufficio, ma seguono regole diverse per quanto concerne la loro funzione nonché la legittimazione alla firma. In particolare nel caso della modulistica “registro imprese”, va precisato che permangono i criteri di legittimazione alla sottoscrizione illustrati nella circolare n. 3575/C del 20 aprile 2004, in cui si chiarisce che la sostituzione dell’obbligato alla sottoscrizione della specifica distinta dovrà attuarsi attraverso una procura redatta secondo le formalità “piene” (ovverosia con autentica notarile) previste dalla legge (salvo i casi previsti dalle norme di cui all’art. 31, commi 2quater e 2quienquies della l. n. 340/2000).
Le pratiche che interessano il Registro imprese (distinta fedra) dovranno necessariamente essere firmate digitalmente dai soggetti obbligati o legittimati secondo il seguente schema:
- Imprese individuali
- Costituzione di impresa individuale senza immediato inizio dell’attività economica
- Costituzione di impresa individuale con immediato inizio dell’attività economica
- Inizio attività di impresa individuale già iscritta al registro delle imprese
- Variazione/Cancellazione di impresa individuale già iscritta al registro imprese.
Firma digitale del titolare dell’impresa individuale.
- Società – Consorzi
- Costituzione di una società/consorzio senza immediato inizio dell’attività economica
- Modificazione dell’atto costitutivo o statuto
- Deposito/iscrizione altri atti notarili(per es. trasferimenti d’azienda – cessione di quote e altri)
Firma digitale del notaio
- Iscrizione/deposito “atti societari” la cui redazione non richieda espressamente l’intervento del notaio (per. es nomina/conferma/cessazione amministratori, componenti organi di controllo, liquidatori, rappresentante comune degli obbligazionisti; deposito progetto di fusione/scissione; deposito bilancio finale di liquidazione; istanza di cancellazione dal registro delle imprese)
Firma digitale dell’obbligato ovvero del professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, comma 2 quinquies, della legge n. 340/2000.
- Inizio/variazione/cessazione dell’attività e delle denunce R.E.A:
Firma digitale del legale rappresentante
- Deposito/iscrizione altri atti presso il registro imprese (per es. iscrizione pignoramento, sequestro, vincoli su quote sociali – deposito domanda di arbitrato – deposito rapporto curatore fallimentare)
Firma digitale dell’obbligato o legittimato
Rispetto al comportamento difforme di alcune camere di commercio, che accettano la procura speciale in luogo della firma digitale da parte dell’obbligato, è appena il caso di sottolineare quanto indicato dal Ministero. In particolare è stato precisato che i contenuti dell’art. 31, commi 2quater e 2quienquies, l. n. 340/2000, creano un peculiare regime nei confronti di alcune categorie di professionisti (tra cui i commercialisti) legittimati a dichiarare la conformità all’originale cartaceo degli atti di bilancio nonché a sostituire, in alcuni casi, l’obbligato nella sottoscrizione dei modelli informatici con cui si richiede l’iscrizione di un atto nel registro delle imprese.
Il richiamato art. 31 è qualificata norma speciale in deroga alle norme generali in materia di dichiarazione di conformità di atti e di forma della procura. Trattandosi di una norma speciale non può essere applicata in via analogica ai casi non espressamente contemplati.
Per completare l’argomento si rileva che il conferimento della procura speciale sarà evidenziato al numero 4 del modello di comunicazione, relativo agli “estremi del dichiarante”. Il documento contenente la procura speciale deve essere acquisito tramite scansione in formato .pdf ed allegato alla pratica. La circolare ministeriale prevede che la procura speciale debba riportare la sottoscrizione autografa da parte dell’obbligato accompagnato da una copia valida del documento di riconoscimento. E’ ritenuto altresì corretto sottoscrivere la procura con firma digitale da parte dell’obbligato senza la necessità di allegare copia del documento di riconoscimento.
Autore: Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN
