Purtroppo, l’implementazione di adeguati strumenti di organizzazione e controllo nell’ambito di uno studio professionale è una pratica poco adottata dalla grande maggioranza dei professionisti che pensano che questi strumenti poco si adattino alle loro strutture professionali, tanto più se le dimensioni di tali strutture sono ridotte. In realtà, anche nei piccoli studi professionali possono annidarsi diversi elementi disfunzionali che possono compromettere una efficace ed efficiente gestione se non si adottano alcuni principi.
Ma quali sono i passi da compiere per organizzare lo studio professionale?
L’organizzazione di uno studio professionale può basarsi sulle seguenti fasi che possono essere liberamente “importate” dall’economia delle aziende e “adattate” alla realtà degli studi professionali:
– la fase della programmazione
– la fase dell’espletamento dell’incarico (esecuzione)
– la fase del controllo
La fase della programmazione del lavoro consiste nell’individuare i lavori più importanti o urgenti da fare e nel calcolare i tempi necessari per svolgerli, avendo cura di stimare con quanta precisione possibile un margine per gli imprevisti.
E’ utile in questa fase pianificare tutte le varie fasi e procedure di lavoro al fine di non lasciare nulla al caso avendo come obiettivo il conseguimento del risultato seguendo un iter ben preciso che ha come scopo la standardizzazione del processo (ove naturalmente ciò è possibile).
Tale attività di pianificazione è intesa al miglioramento della qualità e si concretizza attraverso l’uso di planner o software gestionali che consentano la gestione degli adempimenti.
La fase dell’espletamento dell’incarico consiste nell’insieme di procedure operative e comportamenti da utilizzare come standard di riferimento nello svolgimento di una determinata pratica o attività. Le procedure di lavoro rappresentano le tecniche di svolgimento di una data prestazione professionale richiesta allo studio.
Ogni singola fase del processo lavorativo deve essere svolta in modo da migliorare l’efficienza della stessa, assegnando compiti determinati e precise scadenze al componente dello studio cui è preposta ciascuna fase lavorativa dell’incarico. Ci si dovrà accertare ed assicurare sempre che saranno rispettati tempi e modalità di esecuzione dei compiti delegati.
La fase del controllo viene svolta verificando la corrispondenza tra le operazioni programmate e le operazioni effettivamente eseguite. La fase del controllo presuppone una certa responsabilizzazione dei vari soggetti preposti all’espletamento delle pratiche siano essi collaboratori o praticanti.
Gli strumenti che più si prestano nella fase di controllo vanno dai software gestionali specifici per il controllo di gestione, ai semplici fogli di calcolo in formato elettronico o ancora dalle check list personalizzate. I risultati di tali elaborazioni possono poi essere rappresentati in forma grafica anche attraverso flow chart (diagrammi di flusso).
Il controllo può essere demandato al titolare dello studio, ad uno o più soci, ad un consulente esterno o ad un organismo di certificazione se la fase del controllo avviene in seno al un sistema di certificazione di qualità.
Un’attenta organizzazione dello studio professionale consente di porsi degli obiettivi concreti, raggiungibili e misurabili, riconoscere i propri limiti dimensionali, individuare con chiarezza i centri di costo, suddividere costi fissi e variabili. Inoltre, non è trascurabile il beneficio che l’uso di questi strumenti apportano al professionista, che è così in grado di pianificare la propria attività, monitorare i costi e stimare i possibili guadagni.
Autore: Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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