Il Codice dell’Amministrazione Digitale, approvato dal D.Lgs. n. 82 del 7.3.2005, è un insieme di disposizioni volte ad individuare le modalità di utilizzo dell’informatica nei rapporti tra cittadini (compresi gli operatori economici) e la Pubblica Amministrazione.
Recentemente, il D.Lgs. n. 235 del 30.12.2010 ha introdotto diverse modifiche ed integrazioni, rinnovando di fatto il “vecchio” quadro normativo e aggiornando la normativa con le più recenti evoluzioni in campo tecnologico e informatico.
Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) nasce dunque per semplificare i rapporti tra la Pubblica Amministrazione ed i cittadini (comprese le imprese e professionisti) stimolando il processo di modernizzazione della Pubblica Amministrazione, attraverso l’uso della comunicazione con mezzi elettronici.
Gli obiettivi che si pone il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale si possono sintetizzare nell’aumentare l’efficacia e l’efficienza dell’intero sistema pubblico, nel ridurre i costi di funzionamento della stessa Amministrazione Pubblica, nell’aumento della modernizzazione delle strutture pubbliche con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività.
I principali vantaggi che l’adozione del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale comporta sono i seguenti:
- eliminare la carta dai luoghi di lavoro (con conseguente tutela dell’ambiente)
- niente più code o file presso gli uffici pubblici
- sburocratizzazione della Pubblica Amministrazione
- semplificazione del dialogo tra cittadini e Pubblica Amministrazione
- risparmio di costi
- maggiore trasparenza
- maggiore efficienza.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale prevede che:
– le comunicazioni tra imprese e amministrazione pubblica devono avvenire mediante utilizzo di mezzi informatici;
– i pagamenti a qualsiasi titolo dovuti alla Pubblica Amministrazione, fatte salve le attività di riscossione dei tributi regolate da specifiche normative, devono avvenire mediante l’utilizzo di una serie di strumenti più snelli (carte di credito, di debito, prepagate, etc);
– le istanze e le dichiarazioni inviate alla Pubblica Amministrazione per via telematica, eccetto quelle per cui particolari norme fiscali prevedano differenti modalità di invio, sono valide se trasmesse da caselle di Posta Elettronica Certificata purchè le credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare; viene dunque regolato l’uso della PEC come strumento di trasmissione di documenti informatici e di identificazione;
– ogni comunicazione inviata tramite PEC tra cittadini e Pubblica Amministrazione deve essere protocollata in via informatica; l’Amministrazione Pubblica raccoglierà gli atti, i documenti ed i dati ricevuti in un fascicolo elettronico, che sarà dotato di un apposito identificativo;
– viene liberalizzato il mercato delle firme digitali attraverso l’uso di certificati elettronici separati e resi disponibili anche in rete; viene dunque privilegiato l’uso della firma elettronica avanzata e viene rivisto il concetto di firma elettronica qualificata;
– il riconoscimento del valore giuridico al documento informatico; è liberamente valutabile in giudizio anche il valore probatorio del documento informatico purchè il documento informatico stesso rispetti alcune regole tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento; i documenti elettronici devono essere sottoscritti con una delle seguenti modalità di firma: firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata;
– l’introduzione di nuove definizioni di copie di documento informatico ed in particolare disciplina diverse ipotesi: copia informatica, copia analogica, duplicato informatico, copia informatica, estratto, riproduzione informatica;
– la conservazione sostitutiva dei documenti attraverso la nomina di un Responsabile della Conservazione; la gestione del processo di conservazione dei documenti informatici viene affidata ad un Responsabile della Conservazione che agisce d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati previsto dal codice della Privacy e ove previsto dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico;
– l’adozione di misure di protezione e sicurezza dei dati personali e dei relativi documenti elettronici gestiti dalla pubblica amministrazione attraverso il richiamo al Codice della Privacy che disciplina le misure di sicurezza dei dati.
Cosa significa questo per gli studi professionali?
Negli ultimi anni, il lavoro negli studi professionali è radicalmente cambiato in seguito alla massiccia diffusione di computer, internet, software professionali e servizi internet cloud che consentono di accelerare tutte le procedure lavorative con apprezzabili guadagni di produttività.
L’uso delle tecnologie digitali è ormai imprescindibile per il professionista che peraltro già da tempo è abituato a utilizzare nella gestione quotidiana dello studio gli strumenti tecnologici più avanzati.
L’obbligo per le imprese di inviare gli atti societari al Registro delle imprese esclusivamente per via telematica, implica già da diverso tempo, che gli studi professionali e le imprese siano dotati di dispositivi smart card per apporre la firma digitale.
Un uso generalizzato della Pec permette, sicuramente, una gestione più efficiente e funzionale dei rapporti con i clienti (basti pensare alle quantità di fatture che il cliente consegna allo studio commercialista che tiene la contabilità). Con la Pec è anche possibile l’invio delle fatture e della documentazione fiscale senza che il cliente si rechi presso lo studio commercialista per consegnare il documento in originale, favorendo così lo sviluppo di sistemi di conservazione sostitutiva (archiviazione elettronica) con evidenti risparmi in termini di tempo e costi.
Allo stesso modo, la piena validità, anche ai fini fiscali, di atti quali il documento informatico e la fattura elettronica costituisce un’opportunità concreta e significativa per il professionista, che in un prossimo futuro potrebbe definitivamente dire addio a faldoni, archivi di carta e timbri.
Autore: Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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