Il Decreto Sviluppo introduce regole più leggere per la tenuta delle scritture contabili spostando da trimestrale ad annuale il termine entro il quale firma digitale e marca temporale devono essere apposte sulle scritture. La semplificazione favorisce la digitalizzazione della contabilità che consente cambiamenti nel verso di una maggiore efficienza che si traduce in risparmi in termini di costi amministrativi e gestionali per le imprese.
La legge n. 106 del 12 luglio 2011, di conversione del D.L. n. 70/2011 (c.d. “Decreto Sviluppo”) modifica l’art. 2215- bis del codice civile relativo alla tenuta informatizzata dei libri, registri e scritture contabili. Le novità introdotte consentono una gestione completamente “dematerializzata” nonché la tenuta informatica di libri, repertori e scritture delle imprese inclusi quelli a rilevanza fiscale.
L’articolo 2215 bis prevede che possono essere formati e tenuti con strumenti informatici i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa. La principale e fondamentale semplificazione introdotta riguarda la riduzione della frequenza con cui vanno apposte marca temporale e firma digitale: una volta all’anno, rispetto alla cadenza trimestrale in precedenza richiesta. In passato la scarsa diffusione della tenuta informatica delle scritture contabili era legata proprio alla frequenza trimestrale con cui si doveva procedere alla “stampa su file”. Invece per i libri e le scritture contabili tenuti e formati in modalità analogica o meccanografica, l’articolo 7, comma 4-ter del Dl 357/1994 ha sempre richiesto la stampa annuale entro tre mesi dalla data di presentazione delle dichiarazioni annuali.
Il nuovo articolo 2215 bis uniforma i termini tra tenuta completamente informatizzata e gestione meccanografica.
Da un punto di vista operativo, ne deriva che un’impresa può tenere le scritture contabili tramite i software gestionali di cui dispone, integrati con i programmi necessari per la redazione del bilancio e delle dichiarazioni fiscali, per poi procedere alla stampa su carta del file creato oppure all’apposizione su di esso di firma digitale e marca temporale ai sensi dell’articolo 2215 bis del codice civile, osservando in entrambi i casi la medesima cadenza annuale.
Anche da un punto di vista probatorio, la norma formula una piena parificazione tra scritture analogiche e informatiche: i libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici hanno la medesima efficacia probatoria di quelli analogici secondo gli articoli 2709 e 2710 del Codice civile.
La parificazione dell’efficacia probatoria è di fatto tecnicamente consentita dalle procedure informatiche di apposizione di marca temporale e firma digitale: la prima garantisce una datazione certa e opponibile ai terzi, la seconda assicura invece la provenienza e l’immodificabilità dei dati registrati.
L’osservanza delle disposizioni consentirà la piena validità a tutti gli effetti di legge delle scritture tenute in digitale anche dal un punto di vista processuale (come mezzi di prova) e di diritto fallimentare.
Le registrazioni informatiche devono inoltre essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Inoltre, se per un anno non sono eseguite registrazioni, la firma annuale e la marca temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione: da questa apposizione decorre il periodo annuale previsto per la tenuta.
L’ultimo comma dell’art. 2215 bis del codice civile inserito ex novo dalla legge n. 106/2011, prevede inoltre per i documenti a rilevanza fiscale l’allineamento del termine annuale per la tenuta con quello relativo alla conservazione sostitutiva. Il coordinamento con le norme sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali (D.M. 23 gennaio 2004) consente di avere una tempistica semplificata in merito alle procedure per la tenuta e la conservazione digitale di documenti e scritture obbligatorie ai fini civilistici. Ciò significa che le operazioni tecniche di tenuta informatica e relativa conservazione elettronica per ciascun anno contabile avranno d’ora in avanti identiche scadenze temporali.
Va infine sottolineato che è possibile passare da una modalità all’altra di tenuta e conservazione delle scritture da un periodo d’imposta al successivo: ad esempio la scelta effettuata per l’anno 2011 non vincola quella che si dovrà effettuare per il 2012.
