L’articolo 16, comma 6, del decreto legge 29 novembre 2008 n. 185 dispone che le società devono comunicare al Registro imprese, il loro indirizzo di posta elettronica certificata. Per le società di nuova costituzione la PEC è immediatamente obbligatoria e deve essere comunicata contestualmente alla richiesta di iscrizione della società nel Registro Imprese, mentre per le società già costituite al 29.11.2008 la PEC dovrà essere comunicata al Registro Imprese entro e non oltre il 29.11.2011.
La posta elettronica certificata (detta anche “posta certificata” o “PEC”) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard, a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione, con un’efficacia giuridica del tutto equivalente alla tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno o alla notificazione nel caso in cui la stessa sia consentita tramite servizio postale.
Le principali caratteristiche e vantaggi della PEC sono:
- Integrità del messaggio: l’utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio e degli eventuali allegati da parte di terzi. Infatti tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente.
- Certificazione dell’invio: quando si invia un messaggio da una casella PEC si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione che attesta la data e l’ora della spedizione ed i destinatari.
- Certificazione della consegna: il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail che attesta la consegna con l’indicazione della data e ora e il contenuto consegnato.
- Valore legale: alla PEC e’ riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi. È importante sottolineare che la trasmissione viene considerata posta certificata solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC il sistema potrà fornire la ricevuta di accettazione (invio) proveniente dal Gestore del mittente, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.
- Invio simultaneo dello stesso messaggio a più di un destinatario con costi ridotti rispetto ai metodi tradizionali
- Consultazione immediata da ogni personal computer collegato ad Internet.
L’articolo 16, comma 6, del decreto legge 29 novembre 2008 n. 185, convertito con modifiche dalla Legge 28 gennaio 2009 n. 2, dispone che le società devono comunicare al Registro imprese, il loro indirizzo di posta elettronica certificata.
In particolare per le società di nuova costituzione la PEC è immediatamente obbligatoria e deve essere comunicata contestualmente alla richiesta di iscrizione della società nel Registro Imprese, la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di iscrizione al Registro Imprese e in caso di mancata regolarizzazione il rifiuto dell’iscrizione.
Per le società già costituite al 29.11.2008 la PEC dovrà essere comunicata al Registro Imprese entro e non oltre il 29.11.2011.
La comunicazione dell’indirizzo PEC viene effettuata attraverso la compilazione del modello S2, riquadro B, con l’indicazione della data invio e tipo atto C-Comunicazione, il riquadro 5 con l’indicazione dell’indirizzo Pec e il Modello XX note con l’indicazione della dicitura “Dichiarazione ai sensi dell’art. 16 della legge 28 gennaio 2009 n. 2”. La sola iscrizione dell’indirizzo e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Le imprese individuali non hanno alcun obbligo di dotarsi di un proprio indirizzo PEC e di comunicarlo al Registro Imprese, tuttavia, con l’entrata in vigore dal 1° Aprile 2010 della Comunicazione Unica per tutte le imprese, anche le individuali dovranno indicare, nella distinta della pratica di Comunicazione Unica (o Copertina), un indirizzo PEC che non sarà pubblicato nella certificazione/visura dell’impresa e potrà quindi essere anche quello del professionista incaricato della trasmissione della pratica.
I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto legge 29 novembre 2008 n. 185, vale a dire entro il 29 novembre 2009.
Gli ordini e i collegi sono tenuti a pubblicare in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata (art. 16, comma 7, D.L. n. 185/2008).
Le amministrazioni pubbliche devono istituire una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e chiederne la pubblicazione in un elenco consultabile per via telematica (www.indicepa.gov.it).
Le comunicazioni tra società, professionisti e pubbliche amministrazioni che abbiano provveduto ad acquisire e pubblicare la propria casella di Pec, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 7, D.L. n. 185/2008 abroga l’art. 4, comma 4 del DPR 68/2005, relativo alla dichiarazione di esplicita volontà di accettazione dell’invio di posta certificata da parte dell’impresa).
