La maggior parte dei professionisti sa molto bene che qualche volta si rende necessario far tardi in ufficio per portare a termine un lavoro iniziato o far fronte ad una imminente scadenza.
Se essi però si trovano spesso a far tardi la sera rinunciando agli impegni presi con le proprie famiglie a causa del lavoro e delle “emergenze” che si verificano in studio, allora significa che c’e’ qualcosa da rivedere nell’ambito della propria organizzazione professionale.
I professionisti più attenti operano in maniera preventiva sia in momenti di crisi che in periodi di lavoro particolarmente stressanti, in modo da sfruttare in maniera ottimale tutte le risorse interne dell’organizzazione professionale.
Quelli meno attenti operano invece (quasi) sempre in emergenza. Per questo motivo è opportuno identificare bene le priorità definendole rispetto agli obiettivi e rispetto ai soggetti con cui si lavora o si collabora.
La definizione delle priorità all’inizio di ciascuna attività lavorativa può aiutare a risparmiare del tempo prezioso senza che per questo le stesse priorità non possano essere riviste o ridefinite sulla base di nuovi elementi che non erano stati considerati inizialmente.
L’assegnazione delle priorità è utile perchè ci consente di avere una chiara visione sulle cose da fare, sulle cose da fare prima, sulle cose che possono essere posticipate e sulle cose che possono essere delegate.
Anche per questo motivo è opportuno classificare le varie attività o fasi lavorative in attività importanti e attività urgenti.
Il concetto di importanza classifica le varie fasi lavorative secondo la logica che sono importanti tutte quelle cose che danno un ritorno o un tornaconto o sono indispensabili da fare.
Il concetto di urgenza classifica le varie fasi lavorative secondo la logica che sono urgenti tutte quelle attività che necessitano di una reazione immediata in rapporto al fattore tempo.
E’ opportuno ricordarsi sempre che:
- svolgere attività importanti porta qualità e valore al lavoro ed al tempo
- svolgere attività urgenti sottrae qualità al lavoro ed al tempo
In definitiva, l’urgenza implica un concetto di tempo mentre l’importanza implica un concetto di valore e qualità.
Diventa cosi fondamentale fissare dei limiti di tempo per le attività che richiedono maggiore attenzione e concentrazione, dedicando ad esempio il 70% del proprio tempo lavorativo alle attività programmate e pianificate ed il restante 30% alla gestione degli imprevisti e delle interruzioni (urgenze, richieste di clienti ed imprevisti).
Con particolare riguardo alle interruzioni o alla gestione degli imprevisti, è opportuno migliorare la propria abilità nel controllare e gestire questi eventi nel migliore dei modi.
Ogni giornata di lavoro presenta sempre e comunque degli imprevisti a tal punto che tali eventi diventano delle certezze. Dobbiamo solamente lasciare lo spazio nella nostra agenda per la loro gestione ed imparare a gestirli al meglio.
Essere disponibili con gli altri va bene, ma esserlo troppo può essere controproducente. Le interruzioni sono delle distrazioni e le distrazioni impediscono di completare ciò che si è deciso di fare. Dopo un momento di distrazione, occorre perdere del tempo per riconquistare la concentrazione e continuare il lavoro iniziato.
La presenza degli imprevisti però non può e non deve essere un alibi per rinunciare a pianificare il lavoro. Acquisire l’abitudine di pianificare e programmare il lavoro ci può consentire di guadagnare molte ore di lavoro nell’arco della settimana lavorativa.
Autore: Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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