Il miglioramento dell’organizzazione di uno studio professionale è un momento importante ma allo stesso tempo complesso. Per questo motivo deve essere affrontato con metodo.
Ogni organizzazione professionale, dal punto di vista strutturale si compone di processi, mezzi e persone che interagiscono tra loro in sinergia e che necessitano di essere bene organizzati e coordinati in modo non casuale ma pianificato.
L’organizzazione di uno studio professionale si pone come obiettivo il coordinamento dei rapporti umani di tutti gli individui che fanno parte della struttura, secondo regole ben determinate, riconosciute e condivise.
Solo con una buona ed efficiente organizzazione, uno studio professionale sarà in grado di garantire ai clienti risultati soddisfacenti e coerenti con le loro aspettative.
La cosa da fare, allora, è la realizzazione di un processo organizzativo che tenga conto delle persone, dei mezzi e dei processi operativi.
Le persone costituiscono il patrimonio fondamentale di ogni attività professionale ed a tutti i livelli costituiscono l’essenza stessa dell’organizzazione. Il pieno coinvolgimento delle persone in tutte le fasi del processo organizzativo consente una proficua crescita dell’intera organizzazione professionale.
I mezzi sono tutti gli strumenti a disposizione dei componenti dello studio per raggiungere gli obiettivi. Dopo avere individuato gli obiettivi da raggiungere occorre definire le risorse ed i mezzi necessari al loro raggiungimento. Esempi di strumenti che possono essere utilizzati con successo sono l’informatica e l’utilizzo di software gestionali completi che permettano di gestire al meglio il lavoro dei professionisti.
I processi operativi sono un insieme di operazioni elementari e di attività organizzate per il raggiungimento di un obiettivo. Gestire in maniera ottimale i processi significa utilizzare in maniera acuta le proprie conoscenze e competenze, insieme agli strumenti ed ai sistemi che si hanno a disposizione per il raggiungimento del risultato.
Perché organizzarsi?
Elevata concorrenza, complessità dell’ambiente in cui lo studio opera, riduzione dello stress e creazione di una cultura dello studio, sono i principali motivi che spingono uno studio professionale ad organizzarsi in maniera efficiente ed efficace.
Una buona ed efficiente organizzazione permette di lavorare meglio ed in modo più sereno, consentendo di gestire gli eventi con meno incertezze e più sicurezza sul piano del risultato e garantendo una maggior cura del cliente.
Ma cosa succede a chi non è organizzato?
Diversi sono i fattori che possono influenzare e condizionare lo sviluppo di una cultura volta all’organizzazione: fattori di tipo sociale (conoscenze umane o tecnologiche), individuale (motivazione, leadership) e di mercato (scelte strategiche).
I costi della non qualità però sono uguali per tutti e si possono brevemente riassumere così:
- mancanza di un referente fisso in grado di seguire passo passo il cliente dello studio;
- scarso controllo degli incarichi affidati ad altri professionisti o collaboratori;
- deficit comunicativi e relazionali con il cliente;
- personale poco addestrato o poco formato;
- mancato coordinamento dei collaboratori con conseguente duplicaione di ruoli e attività;
- scarso uso o insufficiente utilizzo di software gestionali o servizi di supporto;
- ritardi nella consegna del lavoro o slittamenti di attività.
Una buona organizzazione permette invece di avere una struttura flessibile, efficiente ed efficace che consente di arrivare preparati alle nuove sfide ed opportunità di crescita che si presentano.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
