Se sei tra quelli che si trovano ad uscire sempre più tardi da lavoro, rinunciando al tempo libero ed alla famiglia, pur di finire il progetto a cui stai lavorando, allora questo articolo potrebbe interessarti.
In tutti gli studi professionali risulta davvero oneroso per il professionista provvedere personalmente a tutti i compiti che il lavoro impone. Nasce allora l’esigenza di delegare e distribuire compiti e mansioni tra i vari componenti l’intera organizzazione professionale.
La principale risorsa di ogni studio professionale è rappresentata dal capitale umano. La capacità di una organizzazione professionale di erogare i servizi necessari a soddisfare la propria clientela dipende dalla quantità, qualità e combinazione delle risorse a propria disposizione.
Il capitale umano dello studio professionale è costituito dall’insieme delle abilità delle risorse umane che fanno si che ogni individuo che vi partecipa possa svolgere con successo l’attività professionale. Conoscenza, istruzione, informazione, capacità tecniche, determinazione e motivazione sono tutte qualità che si richiedono ad ogni persona che fa parte dell’organizzazione professionale.
Il lavoro negli studi professionali è caratterizzato da una notevole difficoltà tecnica, ritmi di lavoro insostenibili, scadenze spesso impellenti o, al contrario, proroghe che arrivano all’ultimo minuto. Per questo motivo occorre una buona ed efficiente organizzazione e molto coordinamento.
Ma come misurare i carichi di lavoro e le mansioni di ogni individuo per assicurare una equa divisione del lavoro?
Gli studi professionali, rispetto alle aziende, sono strutture organiche che possono essere coordinate attraverso soluzioni di lavoro molto più flessibili. Nelle organizzazioni professionali inoltre, vi è maggiore adattamento reciproco e supervisione diretta dei professionisti senior.
Le mansioni affidate ai vari componenti dello studio possono essere ampie e le informazioni possono essere molto decentrate. Proprio per questo motivo, la comunicazione risulta essere più orizzontale che verticale.
In questo contesto i fattori che permettono una buona suddivisione del lavoro sono: la specializzazione dei ruoli e la standardizzazione dei processi e delle mansioni.
Sulla scorta di questi elementi si possono individuare diverse basi per suddividere il lavoro tra i componenti la struttura professionale:
- conoscenza e capacità: la suddivisione del lavoro avviene per livelli di expertise (esperto contabile, esperto in analisi di bilanci, esperto in contenzioso, etc…);
- processi di lavoro e funzioni: la suddivisione del lavoro avviene per processi e per funzioni (funzione di segreteria, funzione amministrativa, funzione produzione, etc…);
- clientela: la suddivisione avviene per tipologia di clientela (clienti privati, clienti aziende, clienti professionisti, ditte individuali, società, etc…);
- servizi: la suddivisione del lavoro avviene sulla base dei servizi forniti alla clientela (modelli 730, modelli Unico, ISEE, contabilità, consulenza fiscale, consulenza del lavoro).
Qualunque sia la base prescelta è fondamentale riconoscere alle persone coinvolte nel processo l’importanza del loro ruolo all’interno dell’organizzazione professionale. E questo lo si può fare attraverso l’offerta di incentivi, la definizione di carriere (o di possibilità di crescita professionale) e la condivisione di obiettivi comuni.
La stima dei carichi di lavoro viene invece effettuata misurando i tempi medi necessari per portare a termine un certo compito. La misurazione dei tempi di lavoro ci permette di monitorare le attività di tutte le persone coinvolte nell’organizzazione professionale, valutare il grado di economicità di una prestazione professionale e, dulcis in fundo, ci permette di calcolare con maggiore precisione la parcella.
Lo strumento per misurare i tempi ed i carichi di lavoro è il timesheet. Letteralmente “modulo per la rilevazione del tempo”, il timesheet, altro non è che uno strumento di origine anglosassone di rilevazione e monitoraggio del tempo dedicato alle attività lavorative giornaliere.
Con il timesheet è possibile monitorare il tempo effettivamente impiegato da tutte le persone coinvolte allo sviluppo del servizio erogato richiesto dal cliente e i vari adempimenti e step che compongono tutto il processo.
Dal punto di vista pratico non esiste un modello univoco di timesheet, dal momento che per lo stesso può essere usato un comunissimo foglio di calcolo elettronico o un apposito applicativo gestionale.
Esempio di Timesheet
E così, in un epoca caratterizzata dall’alta specializzazione dei servizi professionali, l’organizzazione del lavoro si sta sempre più evolvendo verso una nuova gestione che vede in una intelligente divisione del lavoro un fattore critico di successo.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
