La riunione è il mezzo attraverso il quale manager e collaboratori d’azienda si incontrano per condividere idee, risolvere problematiche di ogni tipo, definire la strategia aziendale, prendere decisioni e adottare linee di condotta. È quindi di fondamentale importanza che il tempo dedicato alle riunioni sia ben speso. Invece, secondo alcune statistiche, gran parte dei manager di successo del mondo passa la maggior parte del tempo in riunioni spesso lunghe e poco costruttive. Quindi, Signore e Signori, vi serviamo (“su un piatto d’argento” verrebbe da dire…) le principali regole da seguire per convocare, organizzare e tenere una riunione efficace e produttiva.
Accade frequentemente che gli incontri siano mal organizzati e mal tenuti:
- gli invitati sanno in linea generale di cosa si parlerà, ma spesso non giungono all’incontro adeguatamente preparati perché magari l’Ordine del Giorno non era sufficientemente dettagliato oppure perché non era stata loro fornita la documentazione necessaria per affrontare le problematiche in questione: quindi si perde tempo per spiegare il problema da affrontare e trovare possibili idee per la sua soluzione, quando invece sarebbe indispensabile arrivare alla riunione con le idee chiare e con qualche proposta;
- non è ben definita la durata della riunione e quindi sorgono difficoltà nella gestione del tempo di ciascun partecipante: si corre il rischio di accavallare gli impegni uno sull’altro o di veder “saltare” la pianificazione della giornata;
- vengono invitate persone che nulla hanno a che fare con l’argomento da affrontare e magari non vengono coinvolte alcune persone che potrebbero contribuire alla soluzione del problema;
- i partecipanti arrivano in ritardo;
ci sono molti altri motivi ancora che portano a spendere tempo prezioso in riunioni lunghe ma poco produttive, con discussioni a non finire, che spesso si concludono con poca chiarezza sul “chi fa cosa” o che non approdano ad una conclusione soddisfacente.
Diventa necessario quindi pianificare e organizzare al meglio il tempo da dedicare alle riunioni, per evitare dispersioni e raggiungere l’obiettivo desiderato: una riunione ben riuscita è una riunione che è stata ben organizzata!
Di seguito le regole principali da seguire per la convocazione e l’organizzazione delle riunioni aziendali.
1) Le convocazioni devono essere inviate alle persone strettamente necessarie: in generale più numerosi sono i partecipanti, più la riunione durerà. Se la riunione coinvolge più reparti, chiedete al responsabile di ciascuna area quale persona del suo team è la più adatta a dare un buon contributo sull’argomento da trattare nell’incontro.
2) Se la convocazione della riunione viene inviata a mezzo e-mail, nella riga dell’oggetto indicate quanto necessario per far capire istantaneamente al destinatario l’importanza dell’incontro e l’argomento che sarà trattato (esempio: Riunione urgente per adeguamento aliquota IVA a seguito cambio normativa).
3) Nella convocazione chiarite bene di che tipo di riunione si tratta:
A) Preparatoria: serve per definire un obiettivo da raggiungere, per chiarire le idee, raccogliere e condividere riflessioni e spunti per prevenire l’insorgere di un problema o per trovarne la soluzione. Questo tipo di riunione in genere ha anche una finalità creativa, ovvero l’obiettivo di generare nuove idee (per esempio per la risoluzione di problematiche interne all’organizzazione): i partecipanti potranno discutere “a ruota libera” ed esprimere le loro idee in merito al tema identificato; una volta esaurita la fase di creatività, si procede alla selezione e valutazione delle idee ritenute più idonee. Viene stabilito il termine entro il quale fissare l’incontro organizzativo e, soprattutto, viene nominato il coordinatore del progetto;
B) Organizzativa: le idee e l’obiettivo sono chiari e si è pronti per pianificare ed organizzare le attività necessarie per la realizzazione del progetto. In questo tipo di incontro:
- vengono definiti ruoli e responsabilità e vengono assegnati compiti individuali e comuni;
- vengono definite le attività da svolgere, le relative priorità e le tempistiche entro le quali ciascuna attività deve essere conclusa;
- viene stabilito il termine entro il quale portare a termine il progetto;
- viene stabilita la periodicità per gli incontri valutativi o di feedback.
C) Valutativa: è una verifica delle attività svolte fino a quel momento; serve per raccogliere feedback e valutare le difficoltà riscontrate, i problemi e gli imprevisti sorti; “correggere il tiro” se necessario; verificare che non si siano persi di vista l’obiettivo e la strategia aziendale.
4) Stabilite orario di inizio e di fine dell’incontro.
5) Dettagliate il più possibile l’Ordine del Giorno (obiettivo, problemi e criticità da affrontare, decisioni da prendere, richieste di feedback).
6) Allegate una breve relazione introduttiva all’argomento da trattare o la documentazione necessaria per consentire ad ogni partecipante di prepararsi all’incontro e giungervi con idee chiare e con soluzioni e proposte.
7) Stabilite entro quando i partecipanti devono darvi riscontro per la loro presenza alla riunione. Una volta avute tutte le adesioni, confermate l’incontro a tutti i partecipanti.
8) Preparate accuratamente la riunione: verificate la disponibilità della sala e controllate che sia dotata di quanto vi necessita (lavagna, proiettore, PC, connessione internet, ecc.), che il riscaldamento o l’aria condizionata funzionino, che ci siano sufficienti posti a sedere, che ci siano acqua e bicchieri per tutti e così via. Stabilite un programma di svolgimento dell’incontro (planning) e dei contenuti da trattare.
9) Massima puntualità: tutti i partecipanti sono tenuti ad arrivare puntuali all’incontro, per educazione e rispetto reciproci. Non abbiate quindi timore a raccomandare la puntualità agli invitati ed a chiedere di essere avvisati di eventuali ritardi. L’incontro, in questo modo, può iniziare senza la perdita di quei 5/10 minuti perché “vediamo se il Sig.Tale arriva”.
10) Dopo la riunione stendete la relazione finale con l’indicazione di quanto stabilito durante l’incontro ed inviatela a tutti i partecipanti: indicate data, luogo e ora dell’incontro, chi era presente, riportate l’Ordine del Giorno e specificate cosa è stato deciso, cosa è rimasto in sospeso e per quando è fissato l’eventuale successivo incontro.
Quindi, Signore e Signori, la riunione è servita?
Patrizia Tomietto – Centro Studi CGN
