Dal 6 giugno, l’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione è diventato definitivamente operativo, con la conseguenza pratica che gli uffici della PA potranno pagare solo le fatture pervenute nel nuovo formato e non quelle in formato cartaceo.
È la legge finanziaria per il 2008 (art. 1, L. n.244/2007) a introdurre il nuovo obbligo, poi reso operativo dal DM 55/2013, che di fatto riverbera i suoi effetti sulla generalità dei soggetti titolari di partita IVA che cedono beni o prestano servizi alle Pubbliche Amministrazioni. In concreto, la fattura elettronica consiste nell’emissione del documento in formato .XML (eXtensible Markup Language), con un contenuto predeterminato e obbligatorio, firmato digitalmente e trasmesso alla PA per il tramite del sistema di interscambio, c.d. S.D.I.
La parola magica è “interoperabilità”: vuol dire avvalersi di un linguaggio informatico comune, in maniera da rendere possibile lo scambio di dati mediante riversamento anche tra sistemi diversi (evitando lavori di copiatura e inserimenti manuali) con vantaggi che, nel caso in esame, possono essere così sintetizzati:
- riduzione e risparmio del materiale cartaceo utilizzato per l’emissione delle fatture;
- risparmio di tempo nell’adempimento del data entry (le fatture inviate al SDI saranno automaticamente acquisite e contabilizzate dai sistemi contabili dell’Amministrazione Pubblica destinataria);
- riduzione dell’errore umano nell’inserimento delle fatture stesse da parte delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte.
Gli svantaggi connessi a tale nuovo adempimento sono rappresentati dall’aumento delle formalità in capo agli emittenti le fatture, i quali dovranno preventivamente dotarsi di tutte le credenziali necessarie allo svolgimento di tale adempimento, ferma rimanendo la possibilità per gli stessi di fare riferimento agli intermediari abilitati (dottori commercialisti, esperti contabili, avvocati, consulenti del lavoro ecc…).
La Pubblica Amministrazione dovrà implementare le nuove procedure secondo un calendario stabilito dall’art. 6 del DM 55/2013 riportato in sintesi nella seguente tabella:
I fornitori della P.A., a prescindere dalla natura pubblica o privata, a partire dal piccolo artigiano per una riparazione effettuata presso una scuola, fino alle grandi imprese titolari di importanti commesse, dovranno attenersi alle seguenti regole:
- creare le fatture elettroniche in formato XML (eXtensible Markup Language);
- apporre sul documento informatico una firma digitale (oppure una firma elettronica qualificata) al fine di garantirne l’integrità delle informazioni e l’autenticità dell’emittente;
- trasmettere la fattura tramite PEC o via web al SDI (Sistema di Interscambio) preposto alla ricezione delle fatture elettroniche affinché vengano smistate ai vari uffici della P.A;
- ricevere una ricevuta di avvenuta consegna che sancisce l’esito positivo dell’invio.
Tra gli aspetti più importanti da segnalare in sede di preparazione di una fattura elettronica, un posto di rilevo spetta al codice IPA (indice delle pubbliche amministrazioni), che consente di individuare la pubblica amministrazione destinataria della fattura. L’elenco completo dei codici è pubblicato sul sito www.indicepa.gov.it.
Altri elementi innovativi da tener presenti sono i codici CUP (codice unico di progetto) e CIG (codice identificazione gara) che si pongono l’obiettivo della tracciabilità dei pagamenti lungo la filiera.
Per poter predisporre una fattura in formato XML conforme alle specifiche tecniche è possibile fare riferimento al sito www.fatturapa.gov.it, che fornisce informazioni utili sull’argomento.
L’introduzione delle nuove tecnologie rappresenta senz’altro un’opportunità per il professionista sia per quanto concerne la consulenza ai propri clienti (evitando che vadano da altri), sia per quanto riguarda le nuove funzioni da assumere come quella di responsabile della conservazione sostitutiva (affinché non siano scelti al di fuori dal circuito delle professioni giuridico-contabili). Tutto ciò non trascurando l’intrinseco efficientamento dei processi interni dato dalla riduzione di più variabili di costo (tempo-lavoro, spazi fisici e materiale di consumo).
Nei suoi aspetti più operativi, il formato XML delle fatture elettroniche consentendo l’interoperabilità dei dati tra i sistemi software, permetterà, con apposite procedure di importazione dati, di riversare automaticamente in un programma di contabilità il flusso elettronico, con un semplice click.
Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN
