La conservazione sostitutiva a norma, che ha l’obiettivo di certificare il contenuto dei documenti tramite l’apposizione di firma digitale e marca temporale, apre la strada a nuove sinergie professionali tra Commercialisti e Notai. Vediamo perché.
Nell’arco degli ultimi 10 anni, dall’avvento della piena validità fiscale della cosiddetta “conservazione sostitutiva” dei documenti amministrativi e contabili, la professione del Commercialista ha gradualmente preso coscienza degli elementi di estrema significatività correlati all’evoluzione sempre più orientata alla gestione documentale del “solo digitale”.
Vista dall’occhio anche appassionato di chi scrive, è un po’ come rappresentare una grande costruzione dove per anni si è studiata, progettata e poi finalmente realizzata un’opera che solo nell’ultimo periodo ha manifestato tutta la sua valenza e utilità; il tetto di questa costruzione per non dire, gli impianti e le finiture finali le possiamo idealmente abbinare alla “fatturazione elettronica”, la cui obbligatorietà ha preso il via lo scorso 6 giugno. Se da un lato la correlata modalità di interscambio dei flussi di fatturazione verso gli enti pubblici appare, ad una prima lettura, come l’elemento operativo prioritario, è peraltro necessario sottolineare la portata ben più ampia della conseguente “conservazione sostitutiva a norma” obbligatoria degli stessi documenti.
Come ulteriore aspetto preliminare, mi preme sinteticamente sottolineare anche l’ulteriore elemento correlato alla “standardizzazione” dei flussi di fatturazione obbligatori verso la Pubblica Amministrazione (in formato xml): ciò che è infatti ragionevolmente atteso è una rapida e omogenea diffusione per tutti i sistemi/software gestionali/contabili di una specifica funzione applicativa del tipo “esporta file fatturazione come da standard fattura PA”. Conseguirà quindi una crescente facilità da parte di enti/aziende e anche Professionisti di ottenere interi flussi di “fatturazione passiva” da fornitori, secondo l’analogo standard, con una conseguente possibile automazione, da un punto di vista informatico, dell’intero ciclo contabile passivo.
Fatte salve le suddette premesse, dovrebbe risultare abbastanza chiaro che la consapevolezza da parte dei Commercialisti delle dinamiche contabili in termini di efficienza operativa, correlate all’avvio della “fatturazione elettronica”, porterà rapidamente ad innalzare l’attenzione sulla necessaria e indispensabile affidabilità della “conservazione a norma” nel tempo dei documenti amministrativi/contabili digitali. In parole semplici: se tutta la documentazione amministrativa di aziende ed enti va verso il “solo digitale”, diventa indispensabile l’affidabilità della sua “conservazione a norma”.
In tale prospettiva la comune esperienza di decenni di collaborazione professionale tra i Commercialisti e dei Notai ha consentito negli ultimi anni la realizzazione di un comune progetto, capace di garantire il grado di affidabilità richiesto dalla suddetta “Conservazione a Norma” di medio/lungo periodo. Se da un lato i Commercialisti sono i naturali “Responsabili della conservazione a norma” dei documenti amministrativi, contabili e fiscali digitali, è altrettanto indubbio che le complementari competenze notarili siano auspicabili nel dare valenza alla soluzione di “conservazione a norma” degli stessi documenti digitali.
A livello nazionale ci sono pochissimi esempi di tali consolidate sinergie professionali, l’una complementare all’altra, necessarie a garantire un’assoluta affidabilità anche verso i terzi nell’ambito della conservazione nel tempo, con piena validità legale della documentazione digitale.
Volendo fare un esempio operativo concreto si pensi a tutti i casi di “conservazione a norma di libri e registri contabili/fiscali” per cui la prassi corrente richiede sistematicamente “estratti notarili” per poter supportare l’avvio dei cosiddetti decreti ingiuntivi di pagamento: solo la sinergia efficace tra il Responsabile della conservazione a norma “Commercialista” e il “sistema di conservazione con la presenza del Pubblico Ufficiale” (Notaio) riesce concretamente a garantire economicità ed efficienza secondo gli standard di servizio attesi da aziende ed enti richiedenti.
Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e partner della rete d’impresa Menocarta.net
