In un mondo che va sempre più verso la digitalizzazione e la dematerializzazione, il professionista non può restare a guardare, ma deve farsi parte attiva, occupandosi della conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali dei propri clienti.
La conservazione sostitutiva è una procedura che consente di equiparare i documenti cartacei con quelli elettronici, a cui è data piena validità legale, a fini sia civilistici che fiscali.
Può essere conservata con tale modalità una moltitudine di documenti, praticamente qualsiasi tipo di documento fiscale e amministrativo, fra cui:
- Scritture contabili, amministrative e fiscali obbligatorie
- Documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo
- Modelli dichiarativi fiscali
- Archivio dell’intermediario telematico
- Contrattualistica
- Libri sociali
Il processo di conservazione a norma richiede la presenza di un soggetto, il responsabile della conservazione, il quale è chiamato a garantire la correttezza del procedimento e a porre in essere una serie di attività atte a tale scopo, di cui elenchiamo le principali:
- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;
- gestire il processo di conservazione, garantendone la conformità alla normativa;
- generare il rapporto di versamento;
- generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione;
- effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- predisporre un manuale della conservazione e curarne l’aggiornamento.
Come abbiamo visto, quindi, si tratta di una figura di assoluta rilevanza nell’ambito della digitalizzazione dei documenti contabili e fiscali, le cui particolari competenze possono spingere le aziende ad affidare tale ruolo in outsourcing, nominando un responsabile della conservazione esterno. Il professionista più attento alle tematiche della digitalizzazione e della dematerializzazione potrà, ad esempio, decidere di assumere tale incarico per conto dei suoi clienti, offrendo loro una soluzione completa ed efficace. Il professionista potrà, in tal modo, rafforzare il rapporto fiduciario preesistente, evitando che il cliente si rivolga ad altri enti o soggetti per affidare loro la conservazione sostitutiva dei propri documenti, ovvero ancora potrà ampliare la platea dei clienti dello studio, acquisendo nuovi incarichi.
La conservazione sostitutiva, è bene sottolinearlo, rappresenta il futuro. Si pensi, ad esempio, all’obbligo, di recente introduzione, di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Le fatture inviate alla PA, in base alla normativa vigente, dovranno necessariamente essere conservate in digitale.
Ma il discorso è più ampio. La tendenza degli ultimi anni fa prevedere che la contabilità, così come la conosciamo, sia destinata ad “automatizzarsi”, grazie alla digitalizzazione e all’utilizzo di documenti strutturati (come, ad esempio, gli XBRL). Ciò porterà, inevitabilmente, ad una riduzione del tempo dedicato in studio all’inserimento dati, lasciando spazio a nuove iniziative, e all’opportunità di ritagliarsi uno spazio nel mondo professionale del futuro, divenendo, ad esempio, responsabile della conservazione.
Sono indubbi i vantaggi che la conservazione sostitutiva può portare sia alle aziende che agli stessi professionisti:
- in termini di risparmio: riduzione dei costi relativi alla cancelleria e alla stampa; eliminazione degli archivi fisici e dei locali ad essi destinati; eliminazione dei costi di gestione dei documenti cartacei;
- in termini di efficienza: maggior velocità ed immediatezza nella ricerca di informazioni; velocizzazione dell’intero processo contabile/amministrativo; rilevazione automatica di dati contabili, evitando l’inserimento manuale;
- in termini di ottimizzazione: semplificazione delle mansioni amministrative e conseguente riorganizzazione del tempo e delle attività;
- in termini di affidabilità: sicurezza della conservazione nel tempo, garantita da infrastrutture tecnologiche dotate di sistemi di backup.
Alla luce degli indubbi vantaggi legati alla digitalizzazione, possiamo affermare che si può, e, anzi, si deve, dire addio alla carta!
Federico Di Bella – Centro Studi CGN
