L’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione ha alimentato una crescente attenzione riguardo alla conservazione a norma dei documenti informatici, in quanto i suddetti flussi di fatturazione elettronica verso la PA impongono la sola conservazione a norma degli stessi, senza più consentire la fatturazione in modalità cartacea. Utili indicazioni e precisazioni in merito alla fatturazione elettronica sono contenute nella Circolare Agenzia Entrate n. 18 del 24.6.2014. Le sintetizziamo per voi in questo articolo.
La suddetta circolare precisa che:
- l’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. Si considera quindi ad esempio “fattura elettronica” anche quella creata in formato cartaceo e successivamente trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici, come la posta elettronica, purché soddisfi i requisiti di legge, tra i quali l’accettazione da parte del destinatario (art. 21 del DPR 633/1972);
- la previsione dell’accettazione da parte del destinatario delle “fatture elettroniche” non presuppone necessariamente la formalizzazione di un accordo, precedente o successivo, alla fatturazione tra le parti, né influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica; si precisa in particolare che, qualora l’emittente trasmetta, o metta a disposizione del ricevente, una fattura elettronica, questa rimarrà tale in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, anche nell’ipotesi in cui il destinatario non accetti tale processo e materializzi il documento, tramite la stampa e conservazione analogica del documento. (Si ricorda che nei casi di “fattura elettronica” emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, l’obbligo di conservazione elettronica sussiste invece per entrambe le parti – vedasi l’art. 1, comma 209 della L. 244/2007);
- in ogni caso la fattura “generata e trasmessa in via elettronica” deve avere i requisiti di cui al comma 3 dell’art. 21 del d.p.r. 633/1972 (autenticità dell’origine, integrità del documento, leggibilità) dal momento della sua emissione sino al termine del proprio periodo di conservazione.
La prassi che si sta consolidando è il largo utilizzo di firme elettroniche (qualificata o digitale) dell’emittente, che può essere anche un soggetto terzo a tal fine incaricato. Analogamente anche l’invio della fattura elettronica può essere affidato ad un terzo soggetto, prevedendo in tal caso uno specifico accordo tra cedente o prestatore e il terzo affidatario della trasmissione, in base ad uno specifico incarico conferito.
I recenti interventi normativi e interpretativi danno sempre più evidenza del graduale e inesorabile abbandono del supporto cartaceo a garanzia dell’affidabilità dei processi amministrativi, contabili e fiscali: se, da un lato, si abbandona la carta, dall’altro, il ruolo e le responsabilità correlate alle diverse sottoscrizioni digitali (vedi il caso dell’emittente la fattura elettronica, piuttosto che la “chiusura dei supporti di conservazione a norma” del Responsabile della Conservazione a Norma o suo delegato) diviene sempre più significativo.
Sono ormai prossime le frontiere di automazioni tra diversi soggetti nei rispettivi processi di fatturazione, sull’esempio della Pubblica Amministrazione, tenendo conto che quando tali dinamiche coinvolgeranno il c.d. B2B (tra aziende/enti privati) i soggetti firmatari (digitalmente parlando) dei documenti a rilevanza fiscale, dovranno farsi garanti dei processi a monte: sarà crescente il ruolo di soggetti terzi delegati, e tale terzietà, unita a professionalità e competenza, garantiranno l’affidabilità alla base della tanto auspicata efficienza. Vedremo quindi cosa ci riserveranno i prossimi mesi, da oggi al prossimo appuntamento di marzo 2015, quando l’obbligatorietà della fatturazione elettronica sarà estesa a tutta la Pubblica Amministrazione Italiana.
Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e partner della rete d’impresa Menocarta.net
