Chi pensava che l’era dei documenti amministrativi digitali dovesse avanzare lentamente si è ricreduto: in pochi giorni è stato abrogato il DM 23 gennaio 2004 (aveva dato valenza “fiscale” ai documenti in “conservazione sostitutiva a norma”) con la pubblicazione in GU del DM 17 giugno 2014.
Il DM 17 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, ha ridefinito le modalità di attuazione degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici, prevedendo in particolare:
- il superamento del vincolo temporale di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche;
- l’eliminazione della comunicazione dell’impronta degli archivi digitali all’Agenzia delle Entrate;
- la semplificazione del processo di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.
Il testo del decreto conferma che gli obblighi da osservare in relazione ai documenti informatici rilevanti ai fini fiscali devono essere adempiuti nel rispetto delle regole tecniche previste dall’art. 71 del DLgs. n. 82/2005, nonché delle prescrizioni contenute nell’art. 21 comma 3 del DPR 633/72, come modificato in recepimento della direttiva 2010/45/UE in materia di fatturazione elettronica. In particolare il decreto prevede che:
- i documenti informatici rilevanti ai fini tributari debbano presentare le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità e debbano utilizzare i formati previsti dal DLgs. 82/2005 e dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione;
- in tema di conservazione dei documenti informatici, siano rispettate le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità e che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (art. 3, comma 1);
- il processo di conservazione dei documenti termini con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione, con un’importante novità semplificativa in merito alla tempistica poiché per tutte le tipologie di documenti tali attività devono avvenire entro il termine di cui all’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94 (entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi), venendo quindi meno le previsioni inerenti gli obblighi di conservazione quindicinale delle fatture (art.3, comma 3);
- il contribuente comunichi nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento l’espletazione della conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità elettronica, di fatto eliminando l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico alle Agenzie fiscali (art. 5, comma 1);
- venga assolta l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti per i soggetti passivi IVA, prevedendo un versamento mediante modello F24 on line, in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 6, comma 2).
Tutti gli interventi di semplificazione sono da salutare con entusiasmo?
Certamente sì se sono rivolti ad aziende, enti e professionisti che già hanno assimilato una “cultura digitale nativa” nell’ambito dei processi amministrativi aziendali, mentre chi scrive ha molte perplessità in tutti gli altri casi.
Il “cambiamento culturale” legato al graduale abbandono della documentazione cartacea richiede tempo e, pertanto, la suddetta “deregolamentazione procedurale” aumenta la necessità che il ruolo del “Responsabile del procedimento di conservazione a norma (c.d. sostitutiva)” sia svolto da chi si prenda cura della messa a punto delle procedure, comprese le tempistiche correlate alle “…disposizioni in materia di tenuta della contabilità…” oltre a garantire “…che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici” (riprendendo quanto previsto dal nuovo DM del 17 giugno us).
Si prendano ad esempio i documenti “tipo fatture” (siano essi del tipo xml verso la PA, piuttosto che le altre tipologie di fatture) per i quali la tempistica da ipotizzare per le scadenze delle chiusure dei c.d. supporti di conservazione a norma non possono prescindere dagli obblighi di registrazione contabile entro i 60 gg, oltre che dalla definizione mensile o trimestrale della liquidazione IVA periodica: in altri termini una buona procedura di conservazione a norma delle fatture di aziende/enti o professionisti, dovrà necessariamente tenere conto del fatto che al momento della liquidazione dell’IVA di periodo tutti i documenti rilevanti (fatture attive e passive) abbiano completato il loro iter di conservazione a norma, ovviamente se conservate in formato digitale.
Anche la non più necessaria “estrazione delle impronte informatiche” al fine dell’adempimento di trasmissione telematica alle Agenzie Fiscali, ora abrogato, fornisce un interessante spunto di riflessione: se da un lato si trattava di un adempimento gravoso, lo stesso aveva però la valenza importante di consentire una verifica annuale dei diversi “soggetti” delegati alle varie fasi del procedimento di conservazione a noma, visto che era necessaria l’indicazione dei loro rispettivi CF o P.IVA a corredo della suddetta trasmissione telematica. Ora si rende necessario che tali informazioni siano periodicamente tenute aggiornate nel solo “manuale della conservazione a norma”, elemento essenziale dell’intero procedimento, sotto la stretta vigilanza del Responsabile della conservazione.
Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e partner della rete d’impresa Menocarta.net
