Per distribuire correttamente i carichi di lavoro, ottimizzare le risorse e aumentare, di conseguenza, l’efficienza complessiva dello Studio professionale, è fondamentale implementare un corretto sistema di rilevazione dei tempi.
Gestire correttamente il tempo – ossia la risorsa più preziosa a disposizione del professionista – rappresenta uno degli aspetti organizzativi più importanti per qualsiasi Studio professionale.
Il sistema di rilevazione più comune si sostanzia nell’utilizzo dei c.d. timesheet o “schede di rilevazione dei tempi”, ossia quelle griglie all’interno delle quali i diversi soggetti che operano nello Studio inseriscono il tempo che hanno impiegato per lo svolgimento delle loro attività quotidiane.
Tale metodo, tarato in base alle specifiche esigenze dello Studio, deve riportare quantomeno le seguenti informazioni per integrare un controllo adeguato: l’operatore incaricato della gestione della pratica, il cliente, la pratica in oggetto, la data di lavorazione, l’ora di inizio e quella di conclusione delle diverse attività, la descrizione delle prestazioni effettuate, eventuali note a corredo e le spese sostenute, principalmente in termini di costo orario.
Affinché il controllo sia quanto più preciso ed efficace possibile, occorre che siano coinvolti nel processo tutti gli attori principali dello Studio, e quindi – oltre al professionista (o ai professionisti, in caso di uno studio associato) – i collaboratori che prestano la propria attività lavorativa.
L’adozione di un sistema di controllo dei tempi è un processo che si compone sostanzialmente di tre fasi:
- la fase di studio, nella quale il professionista, consapevole delle peculiarità della propria attività, sceglie un determinato sistema di rilevazione in luogo di un altro, comprese le diverse dimensioni di analisi che il sistema dovrà produrre (per aree strategiche d’affari, per cliente, per tipo pratica, ecc.);
- la fase di implementazione, in cui è necessario adottare, in concreto, un dato modello di controllo, stabilendo anche gli intervalli medi di rilevazione. In questa fase è di fondamentale importanza essere consapevoli dei pro e dei contro delle varie soluzioni offerte dal mercato. Così i software scaricabili gratuitamente dal web, se da un lato consentono di abbattere i costi di implementazione, dall’altro offrono un servizio rigido del tipo “prendere o lasciare”, difficilmente adattabile alle peculiarità del proprio Studio e dunque, meno precisi. Stesso discorso per i classici fogli Excel che, sebbene in apparenza versatili (data la familiarità dell’ambiente di lavoro), risultano poi onerosi sia in termini di data entry (con doppia o anche multipla imputazione dei tempi) che di integrazione con i gestionali di Studio;
- la fase di monitoraggio, in cui occorre procedere a un’analisi accurata delle informazioni raccolte, esaminando i risultati ottenuti anche in relazione alle aspettative iniziali che hanno orientato la prima fase.
I dati così ottenuti, permetteranno al professionista di conoscere i costi e i ricavi reali legati alla singola pratica o al singolo cliente, consentendogli di riparametrizzare i valori di parcellazione, piuttosto che di ridistribuire in maniera più razionale i carichi di lavoro tra i propri collaboratori o di valutare la convenienza di determinate scelte di business precedentemente adottate.
Una migliore e più efficace misurabilità dei risultati porta ad una maggior consapevolezza. E una maggiore consapevolezza porta, a conti fatti, a fare le scelte giuste al momento giusto.
Luca Cenisi – Centro Studi CGN
