È ormai alle porte la scadenza per scegliere se affidare o meno ad un partner esterno di fiducia l’intero processo di conservazione del proprio ciclo attivo di fatturazione elettronica alla PA 2014. Ma quali sono i requisiti fondamentali da tenere presenti per affrontare consapevolmente tale scelta?
La scelta di affidarsi a un conservatore in outsourcing che soddisfi i requisiti normativamente previsti assume ancora più importanza se si parla della conservazione a norma del ciclo di fatturazione attiva che i professionisti, in primis commercialisti, hanno gestito per conto dei propri clienti dalla nascita della fattura elettronica PA. La conservazione (sostitutiva) a norma è appunto una conservazione obbligatoria che ha sostituito l’anti-economica conservazione analogica. La “nuova” modalità di conservazione trova il suo fondamento normativo nell’articolo 1 comma 209 della legge finanziaria del 2008 (l. n. 244/2007).
Ma entro quale termine è necessario portare in conservazione sostitutiva le fatture elettroniche? E inoltre per quanto tempo si devono tenere in conservazione sostitutiva?
Il processo di conservazione elettronica dei documenti deve essere effettuato entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento (art. 3 comma 3 d.m. 17.06.2014). Nello specifico ciò significa che la data ultima per poter conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nell’annualità fiscale 2014 è il 31.12.2015, in quanto la dichiarazione fiscale dell’anno 2014 è stata presentata entro il 30.09.2015.
Il decreto ministeriale sopra citato ha, di fatto, uniformato le scadenze per la corretta messa in conservazione di tutti i documenti informatici fiscalmente rilevanti a decorrere dal 27.06.2014, giorno successivo alla data di pubblicazione dello stesso (art. 7 comma 1). Diversamente, per le fatture elettroniche alla PA emesse dal 06.06.2014 al 12.06.2014, ci si doveva attenere invece alle regole previste dal d.m. 23.01.2004, ovvero portarle in conservazione entro un termine quindicinale.
Per ciò che concerne invece il termine di conservazione delle fatture elettroniche alla PA e relative ricevute, il legislatore prevede che debbano conservarsi per 10 anni. È necessario fare molta attenzione e sincerarsi che anche le prime fatture emesse dal 27 giugno 2014 (mese in cui è diventato obbligatorio predisporre le fatture elettroniche se dirette allora a Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale) siano state importate in un sistema di conservazione a norma.
Si segnala, a titolo di esempio, che il portale del Ministero (www.fatturepa.gov.it), preso d’assalto da moltissimi soggetti fatturanti, non prevede anche la conservazione sostitutiva e pertanto il cedente/prestatore emittente o il professionista che si è occupato per conto dello stesso dell’invio dovrà verificare con scrupolo che l’adempimento della conservazione sia stato soddisfatto. La modalità per soddisfarlo è duplice: o provvedendo ad una conservazione sostitutiva a norma in house (poco frequente in quanto molto costosa) oppure affidando tale servizio in outsourcing a un provider competente.
Viste anche le insistenti campagne informative su carta stampata e on-line si ritiene culturalmente assimilato il basilare concetto che limitarsi a conservare in locale, sul proprio PC, i file fattura e relative ricevute non significa nel modo più assoluto fare conservazione in house cioè adempiere correttamente all’obbligo di conservare a norma.
In questo articolo, vista l’esiguità dei casi di conservazione in house, si proverà ad evidenziare quali debbano essere alcuni requisiti fondamentali per poter indirizzare l’utente ad una scelta consapevole del provider esterno, visto anche il mare magnum di soggetti disponibili, più o meno preparati, sul panorama nazionale.
Innanzitutto, verificare che il fornitore del sistema di conservazione (cd. conservatore) sia effettivamente iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati pubblicato sul sito dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) è una buona base di partenza per la scelta. La sua presenza nell’elenco, pur essendo obbligatoria solamente nel caso in cui presti il servizio verso le pubbliche amministrazioni, è indice di garanzia in quanto l’utente si rivolgerà a soggetti che hanno i requisiti di livello più elevato tanto in termini di qualità quanto di dicurezza (vedi art. 44 bis d.lgs. n. 82/2005 e Circolare AgID n. 65/2014).
Una seconda verifica che è doveroso fare è capire a quali condizioni il provider garantisca la conservazione delle fatture elettroniche alla PA per tutto il periodo previsto dalla normativa (successivi 10 anni). Le aziende o gli studi di professionisti si possono imbattere in un mercato che propone molte offerte ed è risaputo come alcune di queste cerchino volutamente di glissare su un aspetto così importante. Sapere che il proprio fornitore può mettere il cliente nelle condizioni di esibire e dare evidenza agli organi ispettivi della corretta conservazione dei documenti per 10 anni è un’esigenza difficilmente rinunciabile viste le sanzioni previste dalla normativa in caso di inadempimento.
Capire infine chi ricopra il ruolo di responsabile della conservazione – figura cardine di tutta l’architettura del sistema di conservazione dei documenti – significa sia sapere esattamente chi ha la responsabilità di adempiere agli oneri elencati chiaramente dal legislatore all’art. 7 del d.p.c.m. 3/12/2013 sia, di conseguenza, essere coscienti di quali attività possono o sono già state, magari inconsapevolmente, delegate al conservatore. Tale step va analizzato e ponderato in modo attento.
Esternalizzare un servizio così delicato a un soggetto qualificato e competitivo dà all’utente la ricercata e preziosa certezza di essere sempre aggiornato in un coacervo di disposizioni legislative, regolamentari e di prassi in costante evoluzione.
Comparare e valutare i costi ma soprattutto i plus offerti da ciascun provider è un passaggio che merita un’attenta valutazione la cui bontà acquisterà ancora maggior valore nel lungo periodo.
Enrico Candido – Centro Studi CGN
