Procedura massiva per comunicare le PEC

Il 20 ottobre 2015 il Ministero dello Sviluppo Economico ha espresso un parere (prot. 209160) in merito alla possibilità di un invio massivo delle domande di modifica degli indirizzi di PEC per le ditte individuali e le società. Una situazione analoga, in effetti, si creò anche nel 2013, quando fu necessario adempiere all’obbligo di legge di iscrizione delle caselle di PEC da parte di tutte le imprese individuali, sia quelle da costituire sia quelle già costituite.

A chiedere chiarimenti è stata la Camera di Commercio di Treviso, a seguito di una procedura intrapresa da Confartigianato, che dovrebbe concludersi nel mese di novembre e che comporterà la variazione degli indirizzi di posta elettronica certificata di circa 1.500 associati, con il conseguente obbligo di modifica degli indirizzi nel Registro delle Imprese. Per questo motivo, Unioncamere ha chiesto di poter riattivare la procedura di invio degli elenchi nelle modalità semplificate indicate in una nota del M.I.S.E. del 2 aprile 2013, ribadita per le imprese operanti nel settore agricolo con nota del 19 marzo 2014.

Tale procedura era stata prevista, in prossimità della scadenza del 30 aprile 2013, in via eccezionale, al solo fine di evitare una mancata applicazione della norma. Inoltre era utilizzabile solo in presenza di un consistente numero di caselle PEC da comunicare al Registro delle Imprese ed esclusivamente da parte di associazioni di categoria rappresentative, previa dichiarazione di deposito di tutte le deleghe, rilasciate dai conferenti procura, pronte per essere esibite alla CCIAA, in caso di richiesta.

A tal proposito, il Ministero ha risposto confermando la possibilità di trasmettere con la procedura semplificata le comunicazioni massive al Registro delle Imprese degli indirizzi PEC, visto l’intento della norma, che consiste nel popolamento dell’INI PEC.

Tuttavia, non si può non rilevare che tale procedura risulta essere semplificata per chi la compila ma non certo per l’imprenditore, che alla fine deve comunque pagare un servizio. La comunicazione “semplificata” delle caselle PEC, infatti, deve avvenire attraverso dei modelli predisposti dal Ministero e deve ricomprendere:

• la dichiarazione dell’incaricato dell’Associazione indicato in fase di registrazione, da predisporre secondo lo schema dell’Allegato C e firmare digitalmente;
• il file informatico con l’elenco elaborabile con le imprese e i relativi indirizzi PEC. L’elenco è da predisporre secondo lo schema dell’Allegato D in formato CSV (disponibile con Excel o altri prodotti anche gratuiti), eventualmente firmato digitalmente per maggiore garanzia di autenticità e integrità del dato.

Ma non è finita qui. Se nelle pratiche al Registro delle Imprese fatte per singola impresa, i controlli e l’evasione avvengono in poco tempo e, tramite una correzione, si può procedere all’invio secondo quanto segnalato dalla CCIAA, nella procedura massiva si perde molto più tempo. Ciò dipende dal fatto che, per ogni indirizzo dichiarato, vengono effettuati i seguenti controlli:

• verifica che l’impresa dichiarata sia un’impresa individuale;
• esistenza dell’impresa (dal codice fiscale) nella provincia indicata;
• se presente il numero REA nell’elenco, verifica dell’uguaglianza con il numero REA dell’impresa individuata;
• correttezza indirizzo PEC dell’impresa.

InfoCamere procede alle verifiche nel Registro delle Imprese di ciascun indirizzo PEC dichiarato nell’elenco, a partire da quanto indicato nel foglio elettronico in formato elaborabile CSV.

Il documento viene quindi integrato con l’esito del caricamento dei singoli indirizzi e con le motivazioni di eventuali mancati caricamenti e inviato via PEC all’Associazione mittente e alla Camera di Commercio di competenza a chiusura delle operazioni.

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