È prassi comune per il datore di lavoro, sia esso impresa o professionista, riconoscere ai propri dipendenti un’indennità per il sostenimento di spese sorte nello svolgimento delle proprie mansioni. La problematica comune è lo scorporare il diverso trattamento fiscale tra la deducibilità del costo in capo al datore di lavoro e l’imponibilità delle somme ricevute in capo al dipendente. Ecco le indicazioni operative per la gestione dell’operazione.
Vi sono quattro categorie di “spesa” che si distinguono a seconda della tipologia della spesa e della modalità di rimborso della stessa.
Dal punto di vista della tipologia di spesa, occorre distinguere tra:
- spesa di viaggio;
- spesa di vitto: interamente deducibili dal reddito del datore di lavoro, solo se sostenute per il sostentamento diretto del dipendente. In caso contrario, tali spese saranno sottoposte al limite di deducibilità delle spese di rappresentanza;
- spesa di alloggio;
- altre spese.
Dal punto di vista della modalità di rimborso, occorre distinguere tre specifiche casistiche, che seguiranno regole di deducibilità diverse per il datore di lavoro:
- rimborsi richiesti al datore di lavoro analiticamente: in questo caso il dipendente dovrà consegnare al datore di lavoro una nota spesa sottoscritta dal dipendente e riportante la data della trasferta, dettagliatamente compilata (al fine di valutare l’inerenza del costo), che consentirà allo stesso datore di lavoro di dedurre complessivamente tali costi dal proprio reddito (diversamente per poter detrarre l’IVA di tali costi dovrà necessariamente essere presente la fattura intestata al datore di lavoro);
- rimborsi forfetari: in riferimento alle spese di viaggio sono deducibili dal reddito del datore di lavoro solo se sostenute per trasferte fuori dal Comune ove è posta la sede di lavoro abituale, entro il limite di spesa giornaliero di € 180,76 (per le trasferte in italia) ed € 258,23 (per le trasferte all’estero). Nel caso in cui le trasferte vengano sostenute dal dipendente entro il territorio Comunale sopra delimitato, il limite di deucibilità dal reddito del datore di lavoro è pari al 75% della spesa sostenuta. Le indennità di trasferta erogate a titolo forfetario saranno interamente deducibili sia ai fini IRPEF/IRES sia ai fini IRAP;
- rimborsi che in parte vengono richiesti analiticamente ed in parte in modo forfetario.
Ai fini IRAP i rimborsi spesa analitici costituiscono sempre una componente di costo interamente deducibile.
Per ciò che riguarda l’imponibilità delle suddette spese per il lavoratore dipendente:
- i rimborsi spesa erogati per le trasferte nel territorio comunale (tranne le spese di trasporto documentate come bus, taxi etc.) costituiscono reddito tassabile ai fini IRPEF, comprese le indennità chilometriche erogate dal datore di lavoro;
- non costituiscono reddito imponibile per il dipendente, le indennità chilometriche erogate dal datore di lavoro, per la parte di tragitto compreso tra la sede abituale di lavoro del dipendente ed il luogo di trasferta;
- i rimborsi forfetari riferiti alle indennità di trasferte, trattandosi di vere e proprie indennità, andranno a concorrere alla determinazione della retribuzione del dipendente e pertanto saranno imponibili ai fini IRPEF, se eccedenti l’importo di € 46,48 (per trasferte in Italia) ed € 51,65 (per trasferte all’estero).
Lavinia Linguanti – Centro Studi CGN
