La conservazione di un documento informatico rilevante ai fini fiscali può avvenire senza la materializzazione del documento? È obbligatorio stampare su supporto cartaceo le fatture elettroniche?
La risposta alla domanda arriva dalla stessa Agenzia delle Entrate che, con la risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017, chiarisce la questione ad un contribuente che con un interpello chiede la procedura corretta da seguire in merito alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici.
Con la suddetta risoluzione l’Agenzia chiarisce che le disposizioni normative che riguardano la tenuta dei documenti contabili consentono, già da diverso tempo, la produzione e la conservazione dei documenti in modalità informatizzata. Il riferimento è al decreto ministeriale del 17 giugno 2014 che sostituisce il decreto ministeriale del 23 gennaio 2004.
In particolare, se un documento è dotato di tutti i requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, sulla base della nuova disciplina, non vi è alcun obbligo di una sua materializzazione su supporti fisici per considerare il documento giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.
Nell’attuale formulazione dell’articolo 1 del D.M. 17 giugno 2014 (modificato recentemente dal D.Lgs. n. 179/2016), per documento informatico si intende qualsiasi documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Quando, invece, un documento è carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, deve essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.
Un documento ricevuto in formato elettronico è da ritenersi dunque un documento informatico sia nel caso in cui il documento sia una fattura elettronica (per intenderci quella che passa attraverso il SDI) sia nel caso in cui il documento sia stato creato con strumenti elettronici (foglio di calcolo e pdf) e inviato telematicamente (per email ad esempio). In entrambi i casi non è necessario procedere alla sua stampa.
In caso di verifiche, controlli o ispezioni però, l’Agenzia ribadisce che, ai sensi dell’articolo 5, comma 2 del D.M. 17 giugno 2014, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture contabili dichiarato dal soggetto ai sensi dell’articolo 35, c.2 lett. d del D.P.R. 633/72.
Ma qual è la procedura corretta da seguire se non si vogliono stampare le fatture elettroniche e i documenti ricevuti in formato elettronico?
Secondo il parere dell’Agenzia delle Entrate, la procedura prospettata dal contribuente nell’interpello è corretta. Nello specifico, al momento della ricezione delle fatture e degli altri documenti, si potranno numerare progressivamente i documenti ricevuti con un “protocollo di arrivo” che potrà essere formato da un codice alfanumerico ed univoco differenziato a seconda del formato del documento ricevuto.
All’arrivo dei documenti cartacei il protocollo di arrivo verrà apposto sugli stessi manualmente. Dopo aver apposto il protocollo, il documento potrà essere acquisito tramite scanner e si potrà procedere a cestinare la copia cartacea dopo aver concluso il processo di conservazione sostitutiva.
Per l’Agenzia delle Entrate infatti, deve essere assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. In qualunque momento, tramite la consultazione dell’archivio informatico, deve essere possibile trovare qualsiasi documento contraddistinto dal protocollo di arrivo.
Resta inteso ovviamente che la facoltà di non stampare i documenti elettronici, compreso il registro dei protocolli di arrivo, è consentita laddove si proceda alla conservazione in modalità elettronica degli stessi documenti secondo le formalità previste dalla legge.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
