Per il 2018 e il 2019 ci sono importanti novità in tema di fatturazione elettronica. Vediamo in dettaglio quali sono i prossimi adempimenti obbligatori e le relative scadenze, chiarendo anche quali sono le modalità di conservazione delle fatture elettroniche.
Non solo dal 1° luglio 2018 gli operatori del settore petrolifero e dei carburanti dovranno abituarsi ad emettere fatture elettroniche e quindi obbligatoriamente pensare a quale provider affidarsi per la relativa conservazione ma, dal 1° gennaio 2019, salvo cambiamenti clamorosi dell’ultima ora, la quasi totalità degli operatori economici residenti o stabiliti in Italia si dovranno accodare a chi già ha deciso di perseguire la strada della fatturazione elettronica B2B veicolata tramite il Sistema di Interscambio (SDI) a partire da gennaio 2017. Dalla facoltà si passa pertanto all’obbligo e quindi è importante capire per tempo a quale conservatore accreditato Agid sarà opportuno affidarsi al fine di conservare, per i termini previsti dalla normativa (dieci anni), tutte le fatture elettroniche proprie e dei propri clienti.
Tra le novità intervenute nel corso del 2017 c’è da precisare inoltre che con il DPCM del 26 luglio 2017 è stato individuato nel 31 ottobre 2017 il termine ordinario ultimo per la presentazione delle dichiarazioni reddituali e quindi, di conseguenza, ciò ha comportato il differimento del termine per effettuare la conservazione anche delle fatture elettroniche. Il termine ultimo quindi slitta dal precedente 31.12.2017 al 31.01.2018.
Tenuto conto di questa importante novità, come ogni anno, si sottolinea come sia obbligatorio procedere alla messa in conservazione delle fatture elettroniche emesse fiscalmente nel corso del 2016. Ai fini del decreto ministeriale 17 giugno 2014, occorre fare riferimento all’anno fiscale di emissione della fattura e di conseguenza alla data di annotazione nel registro IVA. Se la fattura è registrata con competenza 2016, la sua conservazione dovrà effettuarsi entro il 31.12.2017 (rectius 31.01.2018).
Ma dove è opportuno conservare le fatture elettroniche? Chi oggi si affida per l’emissione delle fatture al portale governativo e non si è posto il problema della relativa conservazione, si ricorda che Sogei Spa, organo tecnico operativo dell’Agenzia delle Entrate, non è un conservatore accreditato. Tale considerazione è tutt’altro che trascurabile soprattutto se pensiamo alla sicurezza delle fatture, relativi dati fattura e ricevute annesse. A ciò si aggiunge poi il discutibile conflitto di interesse tutt’interno all’Agenzia, che di fatto in questo modo svolge allo stesso tempo sia il ruolo di possibile controllore su tali documenti, sia il ruolo di conservatore degli stessi.
Tutti i possibili conservatori presenti sul mercato si devono allineare allo standard UNISInCRO 11386:2010 in quanto, in assenza di tale standard, non sarebbe possibile eseguire alcuna adeguata verifica sulla avvenuta (corretta o meno) conservazione delle fatture in caso di importazione delle stesse in altro ambiente di conservazione. L’acronimo SInCRO significa “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali” ed è lo standard nazionale per quanto riguarda la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione. Per maggiori dettagli è sufficiente leggere l’allegato 4 del Dpcm del 3 dicembre 2013 il quale analizza le “specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione”.
A onor del vero, usufruire della gratuità del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate è un vantaggio da un punto di vista dei costi che però va ponderato al netto di una non elevata fluidità e semplicità di utilizzo (vedi ad esempio la macchinosità per l’apposizione della firma digitale su ciascuna fattura) che comportano notevoli perdite di tempo. Oltre a quanto già citato sopra sono anche altri i possibili svantaggi se ci si affida all’Agenzia delle Entrate. Ad esempio, per poter conservare le fatture presso la sua struttura tecnica, è necessario sottoscrivere un Accordo di servizio che impegna chi lo sottoscrive per tre anni (poi eventualmente rinnovabili tacitamente per altri tre salvo disdetta da presentarsi prima della scadenza). Si tratta quindi di un impegno oneroso in termini di durata contrattuale.
Altra limitazione sta nel fatto che l’operatore economico deve svolgere in proprio, con relative assunzioni di responsabilità, il ruolo di “Responsabile della Conservazione” predisponendo anche il relativo Manuale di conservazione.
Infine, la richiesta di esibizione di documenti conservati, che avviene tramite il rilascio di un PdD (Pacchetto di Distribuzione) – formato ai sensi del DPCM 3.12.2013 – potrà essere avanzata e accettata da Sogei solo al verificarsi di una tra le seguenti motivazioni:
• accertamento da parte delle autorità preposte:
• accertamento da organi di controllo contabile;
• richiesta per documentazione procedimenti giudiziari.
È evidente quindi come l’accesso sia limitato e come il titolare non sia quindi nella piena e libera disponibilità dei propri documenti.
Enrico Candido – Centro Studi CGN
