Dal 15 giugno scorso sono disponibili i servizi per la generazione del QR-Code e per la registrazione dell’indirizzo telematico sul quale ricevere le fatture elettroniche. Chiariamo quali sono i vantaggi legati all’utilizzo di questi nuovi strumenti.
Rilascio nuovo servizio di pre-registrazione
“L’indirizzo telematico che stai registrando sarà quello dove saranno recapitate di default tutte le fatture elettroniche trasmesse al SdI dai tuoi fornitori, indipendentemente dall’indirizzo che loro riporteranno in fattura. …”.
Non poteva essere più chiaro l’estratto del messaggio sopra riportato e ripreso da un disclaimer che appare nel profilo personale del portale “Fatture e corrispettivi” quando la partita IVA si accinge a inserire e confermare il proprio canale preferito per poter così ricevere le future fatture elettroniche passive. Infatti, dallo scorso 15 giugno, l’operatore economico può, in autonomia con le apposite credenziali (oppure tramite l’intermediario che agirà per suo conto), in pochi click, indicare dove preferisce farsi recapitare le fatture elettroniche passive emesse dai propri fornitori.
I vantaggi del canale “codice destinatario” rispetto alla PEC
Il canale da preferire è sicuramente quello del codice destinatario, che quindi andrà inserito in luogo della PEC. Il codice destinatario è composto da 7 caratteri alfanumerici ed è solitamente fornito da un provider che coincide il più delle volte con il proprio commercialista o con la software house di riferimento. Quest’ultima, essendo specializzata nei processi informatici sottostanti e offrendo un canale diretto e accreditato verso i sistemi informatici dello SdI, garantisce sicuramente una gestione delle fatture elettroniche più rapida, organizzata e quindi più efficiente, a tutto beneficio della necessaria e conseguente contabilizzazione delle stesse.
Alla lunga, infatti, la gestione delle fatture elettroniche allegate alle PEC può risultare molto farraginosa soprattutto per chi ha un ciclo di fatturazione passivo con numeri rilevanti. La gestione dell’archiviazione automatizzata, i report di fatturazione, la ricerca veloce delle fatture elettroniche sono solamente alcuni degli esempi che rendono imprescindibile una scelta pro codice destinatario e a discapito invece della PEC.
La buona prassi per una comoda ricezione delle fatture elettroniche
Come detto poco sopra, il provider mette a disposizione di tutte le partite IVA clienti il proprio codice destinatario e, quando riceve una fattura elettronica, la smista all’operatore economico corretto leggendo all’interno della fattura elettronica il tag univoco della partita IVA. L’identificazione immediata della partita IVA è un’operazione molto semplice per lo SdI, in quanto va ricordato che il file fattura elettronica è un file xml quindi, semplificando, un file strutturato per tag (partiva IVA, denominazione, codice fiscale, etc.).
Aderendo quindi a questo servizio di pre-registrazione, la partita IVA può inserire e confermare una delle due opzioni (PEC o codice destinatario). Qual è il vantaggio? La partita IVA, al bisogno, ha il vantaggio di indicare ai fornitori cedenti solo il numero della propria partita IVA per ricevere la fattura in quanto, come detto, sarà direttamente il SdI che, dopo aver ricevuto la fattura elettronica emessa dal cedente, la smisterà sul canale di ricezione prescelto a monte dall’operatore economico cessionario.
Si precisa che tale adempimento non è obbligatorio ma, per i motivi sopra esposti, è fortemente consigliato aderirvi. Infatti, se al contrario si decidesse di non procedere alla registrazione, il cessionario, per evitare di dover entrare continuamente nella propria area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate dove sono, per un periodo di tempo limitato, visualizzabili le fatture elettroniche ricevute, dovrà ogni volta comunicare ai vari cedenti emittenti il proprio indirizzo PEC o il proprio codice destinatario di riferimento. Evitare di dettare codici alfanumerici e indirizzi PEC, per i quali l’errore di digitazione è dietro l’angolo, è sicuramente una buona prassi sia per la partita IVA che deve inserirli in fattura al fine di emetterla, sia per l’operatore che la deve ricevere. La soluzione quindi è aderire al nuovo servizio di pre-registrazione.
Il nuovo servizio di generazione del QR-Code: dal cassetto fiscale e da “Fatture e corrispettivi”
Cercando di tendere a un’oggettiva semplificazione e di rendere più smart il processo di fatturazione, l’Agenzia delle entrate da qualche settimana ha messo a disposizione degli operatori economici un nuovo servizio web di generazione di codici a barre bidimensionali (cd. QR-Code). Il codice è utile per l’acquisizione automatica e immediata delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”.
Anche in questo caso il processo di generazione è semplice in quanto è sufficiente accedere o al proprio cassetto fiscale oppure al portale “Fatture e corrispettivi” tramite uno dei canali ammessi (Entratel, Fisconline, SPID, CNS). Questa attività può essere gestita o in totale autonomia oppure tramite un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni ex art. 3 co.3 del DPR 322/1998. Quest’ultimo può essere delegato attraverso le funzionalità rese disponibili agli utenti Fisconline o Entratel, all’interno dell’area riservata dedicata oppure mediante la presentazione di un apposito modulo di delega (scaricabile dal sito www.agenziaentrate.gov.it) da consegnare presso un Ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.
Si precisa che i dati (denominazione, partita IVA, codice fiscale, PEC, codice destinatario) indicati nel QR-Code in fase di prima registrazione possono essere sempre modificati in qualsiasi momento e in tal caso sarà sufficiente rigenerare un nuovo QR-Code.
Enrico Candido – Centro Studi CGN
