Con la risposta n. 518/2019 l’Agenzia delle entrate ha chiarito che l’incaricato alla trasmissione della dichiarazione deve conservare la copia della dichiarazione trasmessa, mentre il contribuente è obbligato alla conservazione dell’originale sottoscritto.
La vicenda
Un intermediario abilitato alla presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali, ai sensi dell’articolo 3 del DPR n. 322/1998, ha richiesto all’Agenzia delle entrate un parere circa la regolarità della procedura utilizzata per la gestione delle dichiarazioni elaborate.
Prima di essere messo a disposizione del cliente su una piattaforma internet, il file della dichiarazione viene trasmesso e firmato digitalmente dall’intermediario. Successivamente, l’intermediario carica il file in una piattaforma informatica, alla quale il cliente può accedere tramite un’area riservata e nella quale può scaricare, sottoscrivere e conservare la dichiarazione.
L’intermediario, in alternativa alla procedura sopra descritta, chiede infine se sia aderente alla vigente normativa inviare al cliente, a mezzo posta elettronica, certificata o ordinaria, il file della dichiarazione firmato digitalmente e la ricevuta di trasmissione telematica.
La risposta dell’Amministrazione finanziaria
L’Agenzia delle entrate, nella risposta all’interpello presentato dall’intermediario, ricorda innanzitutto che in base a quanto previsto dall’articolo 3, comma 6, secondo periodo del DPR n. 322/1998 “I soggetti di cui ai commi 2-bis e 3 rilasciano al contribuente o al sostituto di imposta, anche se non richiesto, l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione, contestualmente alla ricezione della stessa o dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione nonché, entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1 e copia della comunicazione dell’Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione”.
Il successivo comma 6-bis, inoltre, prevede che, dopo aver ricevuto l’incarico dal cliente per la predisposizione della dichiarazione, l’intermediario rilascia al contribuente “l’impegno cumulativo a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle entrate i dati contenuti nelle dichiarazioni o comunicazioni […]. L’impegno si intende conferito per la durata indicata nell’impegno stesso o nel mandato professionale e, comunque, fino al 31 dicembre del terzo anno successivo a quello in cui è stato rilasciato, salva revoca espressa da parte del contribuente o del sostituto d’imposta”.
Inoltre, le istruzioni per la predisposizione della dichiarazione prevedono che l’intermediario, prima dell’invio telematico, sottoscriva il riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio delle dichiarazioni, mentre non richiedono tale sottoscrizione dopo la presentazione del file.
La dichiarazione trasmessa all’Amministrazione finanziaria deve essere sottoscritta soltanto dal contribuente e non dall’intermediario.
Il successivo comma 9-bis prevede che “I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1”.
In merito, l’Agenzia con la risoluzione n. 298/2007 ha precisato che “la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente e del sostituto d’imposta è un elemento essenziale del modello che deve essere conservato”; mentre “analoga previsione non ricorre, invece, per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione, il quale, come sottolineato anche nella circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, è tenuto a conservare la “copia” della dichiarazione trasmessa, in luogo dell’“originale” sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d’imposta. Ne deriva che la copia conservata su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possa anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”.
Stante quanto sopra precisato, l’Agenzia delle entrate ha concluso che la dichiarazione può essere messa a disposizione del contribuente su una piattaforma internet o inviata al suo indirizzo di posta elettronica, ordinaria ovvero certificata, previa “specifica richiesta”. La scelta tra l’invio per posta elettronica ordinaria o certificata può essere lasciata alla libera determinazione delle parti.
Per ciò che riguarda la conservazione della dichiarazione, l’Agenzia delle entrate ha precisato che se il contribuente intende conservare la dichiarazione su supporto analogico, la stessa dichiarazione “può essere conservata anche in modalità elettronica senza applicare le regole previste dal codice dell’amministrazione digitale (Cad); tuttavia la dichiarazione dovrà essere esibita esclusivamente su supporto cartaceo con sottoscrizione autografa”.
Al contrario, se il contribuente “conserva la dichiarazione in formato digitale, trattandosi di documento fiscalmente rilevante, la stessa dovrà essere conservata nel rispetto dei requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento, mediante la firma digitale o un ulteriore tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente”.
Massimo D’Amico – Centro Studi CGN
