Una conferenza o un meeting online, una telefonata con un potenziale cliente o una sessione di lavoro particolarmente impegnativa sono tutte situazioni nelle quali si rende necessario prendere o consultare appunti. E in questo periodo, chi sta lavorando in smart working ha capito molto bene l’importanza di avere in un unico posto appunti e note che riguardano clienti o progetti su cui si sta lavorando. Quali sono gli strumenti digitali che permettono di prendere appunti e condividerli velocemente con collaboratori o clienti?
In questo articolo, ho pensato di riassumere quelli che sono i principali strumenti e le utilities che, dal mio punto di vista, possono semplificarti la gestione di appunti e di note che riguardano il tuo lavoro. Iniziamo!
Google Keep
È un’applicazione gratuita con la quale è possibile creare e gestire le proprie note e sincronizzarle con il proprio account Google. Keep consente di prendere, salvare e organizzare le proprie note, creare liste e promemoria, condividere pensieri e sincronizzare tutto sui diversi dispositivi posseduti.
Il vantaggio più evidente di Google Keep è la sua semplicità, grazie alla sua interfaccia grafica molto intuitiva, comoda e scarna di particolari. Una delle funzionalità interessanti di questa utile app è la possibilità di dare priorità ad una nota usando la funzione “pin”.
L’app è già funzionante e attiva sul tuo account Google (accedi da Gmail), anche se non l’hai mai usata! Se invece vuoi utilizzare Google Keep dallo smartphone è sufficiente installare l’apposita app disponibile per Android o iOS e iniziare subito.
Evernote
Consente di prendere appunti, organizzare il lavoro e aumentare la produttività in modo innovativo. Per iniziare occorre collegarsi al sito web di Evernote e registrare un account gratuito. Fatto ciò, è possibile iniziare a prendere appunti e note via web o scaricando l’apposita app su PC o dispositivo mobile. Evernote si basa sul cloud, pertanto le note che scrivi su Evernote sono immediatamente disponibili su tutti i dispositivi mobili android e iOS dove installi l’app.
Evernote consente di prendere diversi tipi di appunti: la nota semplice, la nota a inchiostro (che consente di scrivere con un pennino sullo schermo del dispositivo), la nota vocale (che consente di registrare la nota con la voce), la nota webcam (che consente una ripresa video) e la nota screenshot (che fotografa lo schermo). Evernote gestisce le note inserite in Taccuini e ad ogni nota puoi assegnare un’etichetta.
OneNote
È l’applicazione di gestione note e appunti prodotta da Microsoft, che si integra perfettamente con gli altri prodotti e servizi della nota azienda e che consente davvero una grande autonomia e libertà di lavoro.
Consente di digitare, scrivere (con tastiera), disegnare liberamente (come con carta e penna) da qualsiasi dispositivo e ritagliare con molta facilità pagine web. Inoltre, dal momento che sfrutta la tecnologia di riconoscimento della scrittura integrata, OneNote permette di convertire gli appunti scritti a mano con uno stilo (o con il dito) in testo modificabile.
Oltre a Google Keep, Evernote e OneNote, esistono tante altre app nate per prendere appunti che possono essere usate da PC, Android e iOS, come ColorNote, Simplenote, Note, Penultimate (Evernote iPad), Classic Notes e Sticky Notes.
Alcune di queste applicazioni sono gratuite, altre sono a pagamento o necessitano la sottoscrizione di un abbonamento annuale o mensile. In compenso, possono essere utilizzate dal web, dal PC, dal proprio smartphone o tablet.
Cosa puoi fare con queste app?
La versatilità e la libertà di utilizzo di queste applicazioni consentono di adattare queste app alle proprie specifiche esigenze e necessità. Qualche esempio su come possono essere utilizzate queste app è sempre utile.
Un commercialista o un consulente del lavoro possono usare queste app per prendere nota di quello che si è discusso con un cliente nel corso di una riunione (ordini del giorno e verbali di riunione), per fare liste di controllo dei vari adempimenti fiscali da portare a termine, per tenere schede riepilogative dei clienti assistiti, per tracciare obiettivi da raggiungere, per registrare le presenze dei dipendenti (con una nota condivisa con il cliente) e così via.
Mentre per un avvocato, l’uso di una di queste app può essere utile per seguire l’iter di una causa o di un processo, gestire le scadenze amministrative tramite promemoria, annotare le spese sostenute di una causa o fare la check list dei documenti da produrre per ogni cliente.
Il punto di forza di queste applicazioni è che lavorano in cloud e questo ti consente di condividere le note con un collega, un collaboratore, un amico o un familiare in modo estremamente semplice. Le persone coinvolte nella condivisione potranno visualizzare le note che hai condiviso con loro direttamente nel loro account e ciò permette loro di modificare o aggiungere nuovi elementi alla nota, dicendo addio per sempre ai foglietti di carta sparsi sulla scrivania o dimenticati chissà in quale borsa.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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