Fatture elettroniche, preventivi, lettere di incarico, ordini approvati, dichiarazioni fiscali in formato pdf in attesa di essere inviati al cliente non possono essere lasciati alla rinfusa dentro la cartella documenti del pc. Per essere facilmente recuperati quando servono, questi documenti devono essere stati opportunamente catalogati e archiviati. In che modo? Esiste un metodo valido per tutti?
Con la diffusione dei documenti elettronici, aziende e professionisti sentono sempre più forte l’esigenza di gestire in maniera più efficiente il proprio archivio digitale. Nasce quindi l’esigenza di impostare un buon sistema di gestione dei documenti elettronici che consenta con facilità di gestire, organizzare, condividere ed archiviare i file ricevuti e quelli prodotti.
Mantenere un certo ordine nei file elettronici fa risparmiare tempo nella ricerca, aumenta la produttività e diminuisce lo stress, e sappiamo tutti che meno stress equivale a maggiore serenità e più tempo per dedicarsi ad altre attività.
La prima cosa da fare per catalogare correttamente un file ricevuto è attribuire ad esso un nome che identifichi in modo univoco il contenuto del documento, il cliente/fornitore al quale appartiene o si riferisce e l’anno di riferimento (o la data di creazione del file). Può essere utile implementare anche l’utilizzo di un protocollo informatico che consenta di catalogare e archiviare in maniera univoca il documento nell’archivio digitale. In buona sostanza è importante creare con metodo valido basato sulle proprie esigenze un buon sistema di nomenclatura dei documenti elettronici.
Per istituire un buon sistema di nomenclatura occorre prima individuare e/o decidere il criterio in base al quale tutti i documenti devono essere archiviati: per data, per cliente, per tipo di prodotto o servizio, etc.
E così se, ad esempio, hai deciso che tutti i tuoi documenti saranno archiviati per data e vuoi archiviare l’ultimo preventivo fatto al cliente Rossi Mario il 5 maggio 2020, puoi rinominare il file nel seguente modo: inserisci la data, le prime 6 lettere del codice fiscale e il tipo di documento. Il documento in questione risulterebbe così rinominato: 20200505-RSSMRA-preventivo.
Un’altra cosa da fare è quella di organizzare i file in cartelle e ad ogni cartella assegnare un nome efficace. Per mantenere la stessa organizzazione in base al criterio utilizzato, puoi preparare una gerarchia di cartelle da copiare e incollare alla stregua di un modello organizzativo.
Vuoi iniziare a riorganizzare il tuo archivio digitale e non sai come fare? Niente paura! Per venire incontro a un’esigenza particolare di organizzazione dei file sul pc, esistono dei programmi che consentono di rinominare velocemente tanti file con un solo clic. Una volta installati, questi software permettono di selezionare massivamente i file a cui si vuol cambiare nome, scegliere le modalità di rinominazione (impostare i criteri di sostituzione/aggiunta dei caratteri) ed eseguire il comando scelto.
Tra i programmi più usati che permettono di rinominare massivamente documenti elettronici ti segnalo i seguenti: File Renamer, Better renamer, Rename Master, 1-4a Rename e Bulk Rename Utility.
Fatto questo, occorre pensare o ripensare dove archiviare i documenti elettronici affinché possano essere condivisi con facilità da tutti coloro che devono avere accesso all’archivio (colleghi/collaboratori). È opportuno stabilire se archiviare in cloud (utilizzando un servizio di cloud storage) oppure in locale (pc, hard disk esterni, pen drive, nas). Questa scelta dipende dalle proprie esigenze e dalla propria organizzazione.
E per quanto riguarda la ricerca di un documento archiviato? La ricerca dei documenti elettronici archiviati può essere effettuata, oltre che con le comuni funzioni di ricerca del sistema operativo del pc, con strumenti quali Findo e Listary, motori di ricerca che in maniera semplice e veloce trovano i file salvati nel pc, in Google Drive o Dropbox, previa indicizzazione dei documenti. Questi programmi non si limitano ad analizzare solamente i titoli o i nomi file, ma sono in grado di cercare anche le parole chiave contenute all’interno dei documenti elettronici.
Per una piccola azienda o un piccolo studio professionale che non ha grandi esigenze, le soluzioni prospettate in questo articolo possono andar bene. Chi ha invece esigenze particolari può affidarsi a soluzioni più adeguate e affidabili che permettono una gestione documentale a 360 gradi (acquisizione ottica, protocollazione, conservazione digitale, gestione del ciclo di vita del documento, etc).
Si tratta di software professionali che consentono a chi li utilizza di gestire in maniera ottimale i documenti elettronici e l’intera organizzazione dei flussi ad essi inerenti in tutte le fasi: fase della ricezione, della protocollazione e della classificazione.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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