L’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Covid-19 ha incrementato il ricorso alla tecnologia per molti processi lavorativi. Molti servizi professionali erogati da commercialisti e consulenti si prestano benissimo a forme di lavoro telematiche: la fatturazione elettronica, la contabilità e le pratiche camerali telematiche ne sono un chiaro esempio. E il modello 730? Come è possibile gestire il modello 730 “a distanza” e in tutta sicurezza ai tempi del Covid-19?
Per moltissimi studi professionali il servizio di compilazione del modello 730 è utile per consolidare il rapporto con i clienti, fidelizzandoli, e offrire loro un servizio a valore aggiunto. Fidelizzare? Sì, perché il rischio è quello che il cliente si rivolga ad un collega concorrente o altrove.
Come si svolge l’erogazione del servizio di compilazione del modello 730 negli studi professionali? Generalmente, il cliente telefona allo studio (anche dietro sollecitazione dopo avere ricevuto il promemoria da parte dello studio con le scadenze fiscali) e richiede un appuntamento per consegnare la documentazione raccolta durante l’anno. Una volta arrivato il giorno dell’appuntamento, il cliente bussa, entra, scambia qualche chiacchiera e un po’ di convenevoli e poi consegna la busta con i documenti dell’anno (CU, spese mediche, etc…).
E al tempo del Covid-19? Le misure di distanziamento sociale e le altre restrizioni allo spostamento dei cittadini introdotte per limitare le occasioni di contatto da qualche settimana sono state ridotte. Con la dovuta cautela, si può uscire di casa e andare dal commercialista per la consegna dei documenti. Tuttavia, per agevolare i clienti che preferiscono ancora limitare i contatti, può essere molto utile acquisire i documenti in modalità digitale. In che modo?
Il primo passo da fare è digitalizzare il documento cartaceo. Per digitalizzare un documento basta uno smartphone o uno scanner collegato al PC. Ne abbiamo parlato nell’articolo “Come fare (bene) una scansione di un documento cartaceo con lo smartphone” e nell’articolo “Scansioni troppo grandi? Ecco come ridurre la dimensione di un file”.
Dopo aver digitalizzato il documento, il cliente potrà condividerlo con lo studio professionale in differenti modi:
- tramite funzioni di richiesta documentale che software specializzati per la gestione dei 730 mettono a disposizione: all’interno della pratica 730 del cliente è possibile inviare un messaggio (via email) che contiene un link grazie al quale il contribuente può allegare tutta la documentazione scansionata, che andrà a posizionarsi direttamente all’interno della pratica 730, permettendo così una facile archiviazione digitale;
- tramite il sito web dello studio: ormai molti professionisti sono dotati di sito internet con area riservata ai propri clienti, che accedono e scaricano i documenti fiscali a loro riservati (dichiarazioni dei redditi, modelli di pagamento F24, etc.);
- tramite l’uso di servizi di filesharing o cloud storage che consentono di avere a disposizione uno spazio virtuale nella nuvola dove poter condividere i propri documenti elettronici (Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc…);
- tramite l’uso di servizi di messaggistica varia (whatsapp, messenger e telegram sono le più accreditate e usate).
Per i clienti meno tecnologici si può pensare anche all’acquisizione fisica dei documenti con il ritiro a domicilio. Immagino che questa idea potrebbe far storcere il naso a qualcuno, ma l’ipotesi di destinare una risorsa dello studio per questo servizio (comodo soprattutto per il cliente) in questo particolare momento può fare la differenza. E tutti noi sappiamo come oggi risulta sempre più difficile differenziare davvero i servizi professionali che per loro natura sono servizi intangibili e difficilmente misurabili.
Ricevuti i documenti (in forma digitale o cartacea) necessari per la compilazione del 730, lo studio può procedere con la compilazione del modello 730 con la consueta professionalità e tempestività. Quali precauzioni prendere per i documenti cartacei ricevuti? Le evidenze scientifiche al momento disponibili indicano che il tempo di sopravvivenza del virus sulle superfici varia in relazione al tipo di superficie considerata. Da quello che ho letto sulla circolare del 22 maggio 2020 del Ministero della Salute, sembrerebbe che sulla carta il virus sopravviva solo alcune ore.
Tuttavia, dal momento che i dati finora disponibili sono generati da condizioni sperimentali ricreate in laboratorio, essi devono essere interpretati con cautela, tenendo anche conto che la presenza del virus sulla carta non indica necessariamente che il virus sia vitale e potenzialmente pericoloso. Ad ogni modo, per lavorare in sicurezza, il consiglio che mi sento di dare è quello di “lavorare” sui documenti cartacei dopo qualche giorno dal ricevimento.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
http://www.il-commercialista-dei-professionisti.com
