Se anche tu, come me, stai collaborando con colleghi in remoto e hai la necessità di organizzare la comunicazione delle persone attraverso specifici canali, devi sapere che la tecnologia ti mette a disposizione degli ottimi strumenti integrabili con le principali app che usi quotidianamente.
La massiccia diffusione di pc e dispositivi mobili ha favorito la nascita e lo sviluppo di numerose piattaforme che consentono di collaborare in team e gestire progetti di lavoro con molta facilità. Slack è una di queste piattaforme.
Slack è un servizio on line che ti consente di organizzare la comunicazione del tuo team tramite specifici canali che possono essere accessibili a tutti i membri o solo ad alcuni. Attraverso una comoda interfaccia grafica è possibile comunicare anche attraverso chat individuali o con più membri integrando l’uso di diverse altre applicazioni.
Slack suddivide la comunicazione in spazi di lavoro. Generalmente lo spazio di lavoro è quello dell’azienda e i canali rappresentano le suddivisioni delle informazioni per team o per argomento. Quindi, per una buona comunicazione, è necessario creare e utilizzare i giusti canali.
La creazione di un nuovo canale deve essere fatta da un utente Slack che sia admin o full member, cioè che abbia tutti i privilegi per gestire l’account. Dopo aver creato il canale, è possibile invitare gli utenti nel canale e iniziare la discussione sull’argomento e la condivisione dei progetti di lavoro.
Apposite funzionalità di ricerca avanzata di Slack consentono di ritrovare facilmente un argomento, soprattutto quando si è sommersi dai tanti messaggi non letti. Con la ricerca avanzata è possibile, infatti, ricercare i messaggi oltre che per argomento anche per utente (cerca tutto quello che ha detto Mario Rossi).
Le applicazioni con cui Slack si può integrare sono davvero numerose e consentono all’utente di gestire tutte le sue attività nel cloud. Outlook, Gmail, Google Drive, Zoom e Microsoft OneDrive, Trello, Jira Cloud, Salesforce, Google Calendar, Dropbox, Evernote, Todoist sono solamente alcune delle tantissime app che si possono integrare con Slack per la condivisione della comunicazione e dei progetti con tutto il team.
In che modo può essere usato Slack per migliorare la comunicazione di un team e gestire con maggiore efficacia progetti e attività da svolgere tra professionisti e collaboratori di uno studio professionale o una piccola azienda?
Qualche esempio probabilmente ti farà capire meglio l’integrazione tra Slack e le varie app che si possono integrare per il lavoro. Puoi avviare una conversazione Slack direttamente da Dropbox per condividere le modifiche apportate ad un documento su cui stai lavorando con un collega o un collaboratore, senza la necessità di usare l’email o passare da un sito all’altro.
Se usi Google Calendar per gestire i tuoi appuntamenti, con Slack puoi portare all’interno dei tuoi canali tutte le funzionalità del Calendario di Google e avere a disposizione la programmazione dei promemoria, la possibilità di ricevere una sintesi degli impegni giornalieri e tante altre possibilità che verranno implementate nel corso del tempo.
L’integrazione di Slack con Evernote ti permette, invece, di aumentare la produttività e l’efficienza mettendo insieme le caratteristiche principali del team e i singoli flussi di lavoro condivisi. Le informazioni salvate in Evernote potranno essere condivise e rese più ricche con le conversazioni in Slack senza uscire dalle rispettive piattaforme.
Con PDFfiller, invece, puoi inviare immediatamente un documento in pdf (contratto, lettera, etc.) per essere completato o firmato da un collega senza lasciare Slack. L’uso di PDFfiller ti consente di visualizzare un elenco di tutti i documenti pdf caricati in un canale di Slack per consentire ai destinatari di compilarli o firmarli.
La facilità con la quale semplifica la comunicazione, l’alto grado di personalizzazione e la possibilità di integrare Slack con tantissimi altri tool rendono questo strumento un alleato perfetto per tutti coloro che vogliono gestire progetti di lavoro in un unico spazio virtuale.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
