Stampa, scansione, archiviazione digitale di documenti: all’interno di studi professionali e uffici il mantenimento di un archivio documentale rappresenta uno dei processi vitali per le attività amministrative. Anche se spesso questo aspetto viene sottovalutato, le stampanti rappresentano un complemento indispensabile per tutti quei professionisti per cui i processi di stampa mantengono una valenza chiave.
Se sei alla ricerca di un nuovo dispositivo di stampa, prima di scegliere modelli e funzionalità è bene avere le idee chiare sulla differenza tra stampante e multifunzione. Per multifunzione si intendono tutti quei dispositivi che incorporano le funzionalità di scanner, fotocopiatrice e /o fax, oltre alla stampa tradizionale. Per stampante intendiamo, invece, un dispositivo che consente soltanto di stampare.
Quali sono i vantaggi delle stampanti multifunzione?
Le stampanti multifunzione hanno sostituito le stampanti tradizionali, in quanto offrono importanti vantaggi:
- risparmio di spazio ed energia, soddisfacendo tutte le esigenze (stampante, fotocopiatrice, scanner o fax) in un unico dispositivo;
- risparmio nei costi di manutenzione e materiali di consumo, come toner e inchiostro;
- l’investimento per l’acquisto di un multifunzione è più economico dell’acquisto per i diversi dispositivi di scansione, fax o fotocopiatrice.
Quale stampante multifunzione scegliere?
Un confronto tra stampanti multifunzione può portare a una scelta corretta. Tuttavia, è necessario sapere quali sono i criteri più importanti da considerare prima di decidere. Avere ben chiaro l’uso che si farà del dispositivo, il volume di stampa, di copia e di scansione che verrà effettuato ogni giorno o il numero di utenti che condivideranno il dispositivo è essenziale per prendere la decisione giusta.
Altri aspetti importanti che dovrebbero essere valutati sono:
- Costo del dispositivo. Il costo hardware iniziale non è l’unica variabile che dovrebbe essere considerata in una stampante multifunzione. È importante considerare altri aspetti come il costo dei materiali di consumo, il volume di stampa, ecc.
- Facilità d’uso. Avere apparecchiature con un semplice processo di installazione e configurazione, menu intuitivi e un facile accesso alle informazioni sono qualità da tenere a mente.
- Connettività. Tramite WiFi o rete cablata, connessione con dispositivi mobili e Cloud, è importante che il dispositivo di stampa possa connettersi a una rete esistente e che diversi dispositivi e diversi utenti possano usarla.
- Efficienza. La possibilità di eseguire due funzioni contemporaneamente sullo stesso dispositivo evita inutili attese. Non dimenticare di rivedere questo aspetto nelle stampanti multifunzione durante il confronto tra più modelli.
- Sicurezza e riservatezza. La protezione delle informazioni dell’azienda o dei clienti è essenziale. Le apparecchiature che consentono di controllare l’accesso, crittografare i dati o stampare in modo sicuro con un codice PIN, ad esempio, sono caratteristiche che devono essere considerate al momento dell’acquisto di una stampante multifunzione. È importante che la scelta venga presa tenendo conto delle esigenze presenti e future dell’organizzazione.
Nicol Garutti – Brother Italia
