La conservazione sostitutiva (cd. “a norma”) è ormai pacificamente considerata l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo i dati informatici, al fine di impedirne la perdita e di mantenere inalterate nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Per poter considerare il documento informatico fonte attendibile e prova giuridicamente rilevante, il processo di conservazione deve offrire effettive garanzie di mantenimento delle sopracitate caratteristiche dei documenti. Ma come avviene tale processo?
Come più volte ribadito dall’Agid, è necessario premettere che la conservazione di un documento presuppone sempre la formazione e la conservazione di un pacchetto informativo che, oltre al contenuto, contiene degli ulteriori dati “che lo identificano, lo qualificano sotto il profilo dell’integrità e lo collocano nel contesto di provenienza.”
Questi ulteriori dati vengono denominati “metadati” e “consentono l’identificazione permanente degli oggetti e delle loro relazioni, la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, la tenuta e conservazione, ai privilegi di accesso, le logiche di selezione, la descrizione del contesto di produzione e di successiva custodia e conservazione”. Sostanzialmente il documento e relativi metadati formano insieme il cd. “Pacchetto di versamento” che verrà predisposto dal Produttore, soggetto che non coincide necessariamente con colui che ha creato il documento e che è definito nella normativa come la “persona fisica o giuridica alla quale si affida il compito di predisporre e inviare il pacchetto di versamento prodotto nel contesto del sistema di gestione documentale e contenente i documenti corredati dei necessari metadati descrittivi, il quale viene quindi trasmesso al sistema di conservazione”.
All’interno della realtà del Produttore vi è un’altra figura fondamentale rappresentata dal Responsabile della conservazione, cioè la persona fisica inserita nella struttura del Produttore che monitora e attua concretamente le politiche in tema di conservazione assumendone la responsabilità.
Se l’azienda non effettua “in house” l’attività di conservazione a norma, ma la appalta all’esterno appoggiandosi ad una diversa realtà, all’interno di quest’ultima vi sarà sicuramente il Responsabile del servizio di conservazione, soggetto che gestisce e determina l’ambito di sviluppo, le competenze, le politiche complessive del sistema di conservazione col quale si dovrà interfacciare il Responsabile della Conservazione.
Ma tali soggetti come regolano il processo ed i rispettivi compiti?
Al tal fine assume un ruolo fondamentale il “Manuale della conservazione”, ovvero quell’atto interno alla realtà sia del Produttore che del Conservatore (eventuale soggetto terzo a cui è affidata l’attività di conservazione) ove vengono descritte dettagliatamente e dal punto di vista tecnico le fasi di lavoro, gli strumenti e le responsabilità che caratterizzano tutta l’attività di conservazione.
Lo scopo del Manuale è quello di “condividere il metodo tra produttore e conservatore” affinché i Pacchetti di versamento di cui sopra vengano correttamente inviati al Conservatore, che successivamente li elaborerà secondo i criteri stabiliti dal Manuale della conservazione creando i cd. “Pacchetti di archiviazione”, che si possono definire come l’insieme dei dati che concretamente verrà conservato.
Roberto De Bellis – Centro Studi CGN
