La conservazione può essere considerata quella fase fisiologica e conclusiva di un qualsiasi processo inerente un documento, a prescindere dalla circostanza che questo goda di forma analogica o digitale. In quest’ultimo caso è opportuno ricordare che ciò che contraddistingue il documento informatico è semplicemente la sua forma-rappresentazione informatica, la quale ex lege, per assicurare effetti giuridici, deve offrire determinate garanzie per quanto attiene sia la fase della formazione che della conservazione del documento.
Brevemente, è opportuno ricordare che per documento si intende qualunque dato digitale (file pdf, video, immagine, ecc..) e che, come previsto dagli artt. 20 e 21 Codice dell’Amministrazione Digitale, il legislatore ritiene che i documenti firmati con firma digitale, firma elettronica avanzata o qualificata fanno piena prova fino a querela di falso ex art. 2702 c.c., mentre i documenti firmati con firma debole (leggera) o non firmati sono sempre rimessi alla libera valutazione del giudice, il quale effettuerà un’indagine in merito ai criteri di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità del documento stesso.
Come sottolineato dall’Agid “conservare documenti è una funzione essenziale insita nella produzione documentale stessa” in quanto “la produzione di documenti implica la conservazione degli stessi nel tempo” al fine di mantenere le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, le quali si possono configurare come i requisiti essenziali per considerare un documento correttamente conservato. Ed è proprio in tale ambito che assume un ruolo fondamentale la conservazione a norma (conosciuta anche come “sostitutiva”), cioè l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo.
Concretamente tale processo si realizza attraverso l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale al documento che si intende conservare.
La firma è indispensabile per i motivi di cui sopra, in quanto la sottoscrizione digitale è ex lege l’unico strumento “certo” in grado di fare piena prova fino a querela di falso e offrire garanzie per la qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità del documento.
La marca temporale è invece quello strumento in grado di indicare un riferimento temporale con data e ora certa e opponibile a terzi.
Tutto ciò premesso, è opportuno chiedersi quando è obbligatorio porre in essere la conservazione sostitutiva. Preme evidenziare come (purtroppo) non esista un elenco “preconfezionato” di documenti per i quali è obbligatoria la conservazione, in quanto il legislatore ha preferito rimettere alla singola e specifica normativa di settore la puntuale indicazione dell’obbligo. In ogni caso, ad oggi, fra i numerosi documenti oggetto di conservazione a norma è opportuno ricordare le fatture elettroniche, le pec aventi contenuto giuridico e commerciale, le dichiarazioni fiscali, il libro giornale e il libro inventari, i contratti assicurativi.
Roberto De Bellis – Centro Studi CGN
