Come affrontare al meglio, dal punto di vista organizzativo, il progressivo rientro in ufficio dopo diversi mesi di lavoro da remoto? Tra gli accorgimenti da adottare per tutelare la salute di chi lavora in ufficio, c’è anche la gestione dei documenti attraverso i dispositivi di stampa e scansione. Ecco qualche consiglio utile per lavorare in sicurezza.
Nel 2020 ci siamo trovati di fronte ad un cambiamento improvviso e radicale del nostro modo di vivere e di lavorare. Moltissimi professionisti hanno infatti adottato per la prima volta la modalità di lavoro in smart working, che nei mesi scorsi ha rappresentato e continua a rappresentare un approccio indispensabile per lavorare e collaborare all’interno di studi professionali, uffici e aziende.
Grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici adeguati, lo smart working ha permesso a moltissimi lavoratori di essere produttivi, connessi e digitali. Strumenti che non si limitano però ai soli computer: anche i dispositivi di stampa e scansione, infatti, sono in cima alla lista.
In un qualsiasi ciclo di vita aziendale il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi vitali per le attività di business e amministrative e, anche da remoto, stampanti, multifunzione e scanner rappresentano il complemento indispensabile per tutti i professionisti operativi da casa e per cui i processi di stampa e scansione mantengono una valenza chiave.
Nuove strategie per tutelare la salute
Dopo diversi mesi di lavoro da remoto, sono molti i professionisti che stanno rientrando o rientreranno in ufficio dopo diverso tempo. Per ripartire a pieno regime è però necessario modificare la cultura organizzativa a cui siamo stati abituati fino a pochi mesi fa. La vita in ufficio sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute degli impiegati, nel tentativo di minimizzare la probabilità di altri contagi. In questa fase il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il social distancing senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali.
Una di queste strategie è rappresentata dal balanced deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.
Un aiuto concreto per ripartire in azienda
A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti in formato A4 fanno fronte alle nuove esigenze di stampa mettendo insieme velocità, economicità e sicurezza. Quest’ultima è garantita da soluzioni software dedicate che permettono di stampare documenti riservati con elevata sicurezza e che, grazie all’autenticazione da PIN o card NFC, risolvono anche il problema dei documenti lasciati incustoditi. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici.
