Come è possibile misurare correttamente i tempi di lavoro e quantificare le ore lavorate per calcolare con precisione il compenso dovuto dal cliente? Come misurare e valutare le performance di ciascun collaboratore di studio?
La soluzione più efficace per misurare in modo preciso le attività lavorative e gli incarichi professionali di uno studio professionale è costituita dall’uso di un timesheet condiviso (in cloud solution ad esempio), vale a dire una metodologia per la rilevazione e la valorizzazione economica di tempi e costi che ciascun componente dello studio professionale dedica a clienti, incarichi o progetti.
La scelta della soluzione software da adottare viene spesso demandata al collaboratore più tecnologico o allo stesso professionista che, vuoi per mancanza di tempo o per mancanza di cultura in materia, ha un approccio semplicistico al problema e finisce per acquistare lo stesso software dell’amico/collega, senza tener conto delle reali necessità ed esigenze dell’organizzazione professionale.
Un timesheet può essere un software o un comune foglio di calcolo compilato manualmente dove si indicano tutti i dati necessari per le dovute misurazioni: data di inizio attività, data di fine attività, soggetto che ha effettuato l’attività, cliente destinatario della prestazione professionale, lo stato della pratica (stato avanzamento lavori), eventuale partecipazione di altri professionisti nell’espletamento dell’incarico, tempo dedicato agli spostamenti dei professionisti che curano l’incarico, etc…
Obiettivo dell’uso di un timesheet condiviso deve essere quello di registrare con cadenza giornaliera o settimanale tempi e costi destinati ad ogni singola attività svolta per un cliente, valutare l’economicità dei singoli incarichi, analizzare i dati per area strategica d’affari, verificare lo stato di avanzamento delle attività e misurare le performance.
Oltre al classico timesheet, esistono poi diverse applicazioni specifiche che permettono di calcolare i tempi di lavoro ed il tempo “speso” per ogni cliente, in modo preciso e impeccabile. Alcune di queste applicazioni sono gratuite, anche se per uso commerciale, altre sono integrate nei software gestionali in dotazione degli studi professionali. Purtroppo però, molto spesso queste applicazioni non sono utilizzate affatto e se lo sono, non in maniera efficiente.
Ma quali caratteristiche devono i software preposti alla gestione delle e organizzazione del lavoro? Le caratteristiche che ci si aspetta da un buon software per organizzare il lavoro di un team di persone sono: flessibilità e alta personalizzazione, buon grado di automatizzazione dei processi, possibilità di tenere traccia del tempo impiegato per ciascun task (avere funzioni di time tracking), pianificazione e organizzazione incarichi e servizi di analisi e reportistica avanzata.
Un buon software di misurazione della produttività dovrebbe comprendere una buona lista di strumenti utili a generare dettagliati report degli incarichi per ogni cliente/commessa. Le funzioni di time tracking degli incarichi e delle ore lavorate per ciascun cliente dai soci o dipendenti dello studio professionale devono consentire di monitorare le ore lavorate ed il costo/tariffa da applicare al cliente su base oraria, giornaliera, settimanale o a forfait.
Particolare importanza deve essere data anche al processo di misurazione e valutazione delle performance di ciascun addetto/collaboratore. Lo scopo della misurazione non deve essere quello di controllare le persone che collaborano ad un progetto/incarico ma valutare l’effettivo andamento dell’organizzazione professionale nel suo complesso in relazione alla capacità di supportare efficacemente il raggiungimento degli obiettivi preposti e fornire servizi qualitativamente adeguati.
Un buon sistema di misurazione e valutazione delle performance lavorative deve essere per ogni professionista un buon alleato per il raggiungimento degli obiettivi e per il miglioramento della qualità dei servizi offerti alla clientela.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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