L’outsourcing negli studi professionali è sempre più diffuso. Far fare ad altri le pratiche di studio, magari solo per alcuni adempimenti o per un certo periodo, sta diventando una prassi per diverse realtà, ma quali sono realmente i benefici e i rischi? Possono beneficiarne anche i piccoli e piccolissimi studi?
Perché uno studio professionale dovrebbe ricorrere all’outsourcing
Outsourcing è un inglesismo che deriva dalle parole out (fuori) + source (risorse). Da qui la traduzione letterale e cioè reperire risorse all’esterno; si tratta di una strategia d’impresa per cui certe attività, processi o strutture vengono date in gestione a fornitori esterni.
Questa scelta di solito è dettata dalla volontà di ottimizzare costi e tempi di produzione oppure può essere un modo per accedere a standard qualitativi elevati senza subire i costi di apprendimento che l’impresa dovrebbe sostenere per raggiungere con risorse interne quegli stessi standard. Si tratta di una pratica piuttosto diffusa nelle aziende di qualsiasi settore, ma di fatto uno studio professionale è anch’esso un’impresa e l’applicazione delle strategie di outsourcing non è del tutto sconosciuta neanche a commercialisti o consulenti del lavoro.
Sul mercato da anni operano organizzazioni e aziende che si occupano proprio del service pratiche e cioè della gestione di pratiche di vario tipo (comunicazioni con il registro delle imprese, SUAP e simili, deposito bilancio, successioni, etc.) per conto terzi.
Cosa spinge un professionista ad esternalizzare le proprie pratiche?
I motivi per cui vale la pena rivolgersi ad un service esterno sono 3:
il TEMPO: voglio soddisfare la richiesta, magari urgente, di un cliente ma non ho il tempo per farlo oppure la pratica in questione richiede molte ore/lavoro e preferirei dedicare quelle ore ad attività più soddisfacenti e qualificanti.
la COMPETENZA/ESPERIENZA specifica: si tratta di una pratica che faccio raramente oppure la persona che di solito se ne occupa non è al momento disponibile e non ho sostituti già formati; il service mi permette di espletare la pratica con la competenza e l’esperienza necessarie affinché il lavoro venga fatto in modo corretto.
il COSTO CERTO: la prestazione in outsorcing ha un costo certo che viene pattuito tra le parti; non sempre il costo per lo studio è altrettanto certo. Se si tratta di una pratica frequente, che il professionista o il collaboratore è abituato a fare, allora lo studio sarà in grado di quantificare le ore/lavoro (e di conseguenza il costo interno), ma, se si tratta di una pratica nuova o che è spesso soggetta a cambi e novità, non sarà altrettanto facile stimare il costo per lo studio (e di solito un costo certo è comunque meglio di un costo incerto).
Quali possono essere i rischi di affidarsi a servizi di outsourcing pratiche?
I rischi dell’outsourcing sono strettamente connessi alle motivazioni che spingono il professionista a fare questa scelta, ma tutti prevedibili e facilmente evitabili se si sceglie un partner affidabile e si presta attenzione alle condizioni contrattuali del servizio.
Se la variabile principale per cui ho deciso di affidarmi al service è il tempo o l’urgenza, sarà mia cura verificare le tempistiche previste a contratto. Di solito, se i tempi sono davvero ristretti, saranno previsti dei costi supplementari, ma a fronte di ciò i tempi e il rispetto della scadenza sono garantiti.
Altra variabile importante riguarda la professionalità dell’azienda che si occuperà della pratica al posto mio: da quanti anni sono sul mercato? Che garanzie offrono sulla professionalità dei loro collaboratori? Conosco qualcuno che può darmi un buon consiglio?
Infine, se la variabile costo per me è la più importante, allora dovrò fare un calcolo attento di quanto tempo dedico per una determinata attività, comprese eventuali correzioni per errore manuale o formale e chiedermi in tutta onestà quanto vale il mio tempo. La risposta a questa domanda ha una buona dose di soggettività e sta molto in questa valutazione anche la scelta di adottare strategie di outsourcing o meno.
Marilena Antonini – Centro Studi CGN
