Dal 14 dicembre 2021 è in vigore il recepimento della Direttiva UE 2019/1151, che introduce alcune novità riguardo all’uso di strumenti e di processi digitali nel campo del diritto societario. Con il recepimento di questa Direttiva, viene introdotta nel nostro ordinamento la possibilità che la costituzione di una società avvenga in videoconferenza. Pertanto, alla riunione fisica dei soggetti coinvolti si può sostituire la riunione a distanza, purché attestata da un Notaio.
Va tenuto presente, però, che la disposizione normativa (art. 2 D.Lgs. 8.11.2021 n. 183) ha previsto la possibilità della costituzione societaria in videoconferenza solo per le S.R.L. e le S.R.L.S.
L’ambito operativo delineato dalla norma riguarda la possibilità che un Notaio riceva un atto pubblico che sarà elaborato in modalità informatica:
- solo per gli atti costitutivi (e non, per esempio, per un atto modificativo dei patti sociali);
- solo per le S.R.L. e le S.R.L.S. (restando escluse tutte le altre forme giuridiche);
- solo per le società di cui sopra, che avranno sede in Italia;
- solo nei casi in cui il capitale sociale sia conferito in denaro (mediante bonifico bancario eseguito su un c/c dedicato del Notaio);
- solo per atto pubblico (dal tenore letterale della norma restano escluse le scritture private autenticate).
Il Notaio, quindi, potrà svolgere la riunione con la partecipazione in modalità videoconferenza di tutte le parti richiedenti oppure solo di alcune (perché una parte della compagine potrebbe essere presente fisicamente nello studio del Notaio).
L’atto pubblico sarà gestito dal Notaio grazie all’utilizzo di una piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato. Attraverso l’uso di questo strumento informatico, il Notaio, anche in conformità agli artt. 47-49 e 51 della L. n. 89/1913:
- accerterà l’identità dei partecipanti;
- verificherà l’apposizione delle firme digitali-qualificate (e potrà eventualmente anche rilasciarle);
- verificherà e attesterà la validità dei certificati di firma utilizzati;
- percepirà la situazione in cui versano le parti all’atto della manifestazione della loro volontà;
- visualizzerà e farà visualizzare l’atto da sottoscrivere;
- predisporrà la conservazione dell’atto.
Inoltre, con Decreto del MISE, dal sessantesimo giorno dall’entrata in vigore della norma (e quindi dal 12 febbraio 2022) saranno disponibili modelli di atto costitutivo uniformi la cui adozione comporterà la riduzione dell’onorario notarile alla metà di quanto previsto dalla tabella C del D.M. Giustizia n. 140/2012.
I modelli, che saranno predisposti anche in lingua inglese, saranno pubblicati sul sito istituzionale di ogni Camera di Commercio.
Il Notaio sovraintenderà all’intera procedura e potrà interrompere la stipulazione a distanza e richiedere la presenza fisica delle persone, nel caso in cui dubiti dell’identità del richiedente o rilevi il mancato rispetto delle norme circa la capacità di agire o di rappresentare una società.
La possibilità della costituzione di una società a distanza (al momento circoscritta alle S.R.L. e S.R.L.S.) apre scenari e inevitabili problematiche fino a poco tempo fa impensabili, ma costituisce al tempo stesso una sfida per adattare le norme e le “garanzie” nate in contesti fisici a nuovi contesti sempre più immateriali e tecnologicamente avanzati.
Un processo inarrestabile che ormai riguarda l’ambito lavorativo e anche la sfera personale di ognuno di noi; non resta che trovare gli strumenti adatti a cavalcare le novità per trasformarle in vantaggi.
Dott. Rag. Giuseppina Spanò – Palermo
