Quali sono e cosa prevedono le disposizioni in tema di tenuta di contabilità in forma meccanizzata e come va interpretato l’attuale quadro normativo di riferimento?
Con la risoluzione n. 16/E dello scorso 28 marzo 2022, l’Agenzia delle Entrate, in seguito alle numerose richieste di chiarimento ricevute, ha fornito alcune precisazioni in merito alla tenuta della contabilità in forma meccanizzata.
In sintesi, nel documento esplicativo dell’Agenzia delle Entrate, viene precisato che “tenuta” e “conservazione” dei documenti sono concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità, qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistono in registri tenuti in formato elettronico.
Ai fini della loro regolarità, in materia di tenuta, i registri non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo dal termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.
L’articolo 7, comma 4-quater del decreto legge 10 giugno 1994 n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 8 agosto 1994 n. 489 prevede che la “tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
In materia di conservazione, l’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, ha disposto che entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, i documenti vanno posti in conservazione, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (ovvero “stampati”) in caso contrario.
Con riferimento al periodo di imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui al decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni dalla legge 8 agosto 1994 n. 489.
Con la risoluzione 16/E del 2022, l’Agenzia delle Entrate ricorda ancora che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. È necessario che i documenti informatici vengano conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
Infine, l’Agenzia delle Entrate ricorda che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Già in altre circostanze l’Agenzia delle Entrate aveva dato indicazioni sul tema in risposta ad istanze di singoli contribuenti. Si vedano in particolare, la risposta n. 236 del 9 aprile 2021 e la risposta n. 346 del 17 maggio 2021 pubblicate nell’apposita area del sito istituzionale dell’Agenzia delle Entrate, alle quali si rimanda per ulteriori approfondimenti.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
