L’intermediario che trasmette le dichiarazioni dei redditi dei propri clienti ha l’obbligo di sottoscrizione? E per quanto tempo devono essere conservate le copie delle dichiarazioni dei redditi trasmesse?
In tema di trasmissione telematica delle dichiarazioni dei redditi da parte degli intermediari telematici non sono mai mancati dubbi o richieste di chiarimenti sulla corretta modalità di sottoscrizione e conservazione dei documenti trasmessi.
In particolare, ci si chiede sempre se vige l’obbligo di apporre la sottoscrizione dell’intermediario incaricato alla trasmissione sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione e, nell’ipotesi di conservazione delle dichiarazioni su supporto informatico, se l’intermediario che trasmette la dichiarazione dei redditi sia tenuto ad osservare le previsioni contenute nell’articolo 2 e seguenti del DM 17 giugno 2014 in combinato disposto con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
L’Agenzia delle Entrate si è occupata più volte del tema rispondendo alle diverse domande di interpello presentate. Recentemente con la risposta n. 518 pubblicata il 12 dicembre 2019, con la risposta n. 619 pubblicata il 23 dicembre 2020 e con la risposta n. 217 pubblicata il 26 aprile 2022.
Nell’articolo di oggi, facciamo un riepilogo di quelli che sono gli obblighi di sottoscrizione e conservazione chiariti dall’Agenzia delle Entrate nelle suddette risposte:
- la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario; in capo all’intermediario, dunque, non vige nessun obbligo di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e, in conseguenza, delle relative copie; la firma elettronica apposta dall’intermediario in fase di autentica del file da inviare all’Agenzia delle Entrate è conforme alle procedure in uso per adempiere agli obblighi disposti dall’articolo 3 del D.P.R. 322/98;
- gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d’imposta conservare l’originale sottoscritto unitamente ai documenti rilasciati dall’incaricato alla trasmissione di predisporre/trasmettere la dichiarazione e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa;
- con riguardo alla conservazione, sono valide sia modalità analogiche sia modalità elettroniche, fermo restando che trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005);
- in merito alla conservazione, il rispetto delle disposizioni del decreto ministeriale 17 giugno 2014 non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi e le relative copie, ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all’Agenzia delle Entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione (il riferimento è ai modelli di pagamento unificato F24, ai modelli di variazione dei dati IVA, alle dichiarazioni d’intento, all’esterometro, alle liquidazioni periodiche IVA, etc.);
- con riguardo al periodo di conservazione, i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano copia di quelle trasmesse per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600 e va evidenziato come il relativo termine non può essere inteso in maniera statica ossia il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, ma come “termine per l’accertamento” del periodo d’imposta di riferimento;
- il termine per la conservazione digitale dei documenti fiscali da parte degli intermediari non solo troverà applicazione per le dichiarazioni diverse da quelle dei redditi, come la dichiarazione IVA, ma anche per l’intero arco temporale necessario a tal fine, sia esso diminuito o maggiorato, rispetto al termine ordinario, in ragione di peculiari previsioni normative, come quelle collegate a particolari eventi imprevedibili come sismi, alluvioni o altri eventi eccezionali.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
