Tutti i Consulenti del Lavoro iscritti all’albo, che esercitano l’attività professionale, sono tenuti ad osservare le Regole tecniche in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo, deliberate dal Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro in data 27 maggio 2022. In questo articolo chiariamo, in particolare, quali sono le indicazioni riguardo al contenuto del fascicolo cliente.
Le prescrizioni del Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro indicano in dieci anni il periodo in cui dovranno continuare ad essere conservati documenti, dati e informazioni, dopo che è cessato il rapporto col cliente.
Nei casi di studi associati o società tra professionisti, l’obbligo di conservazione dei documenti farà capo al professionista che riceverà l’incarico oppure al responsabile della funzione antiriciclaggio (figura prevista nel caso di studi strutturati con un numero di dipendenti e/o collaboratori superiore a 30 unità, ovvero con più di 5 sedi operative), che lo eseguirà sulla base di idonee procedure interne.
Comunque il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro evidenzia che ciascun professionista, tenuto conto del grado di complessità della propria struttura organizzativa, adotterà misure di conservazione proporzionate al rischio.
Come prescritto dall’art. 31 del D.Lgs. n. 231/2007, la regola tecnica prevede che la documentazione conservata deve consentire, almeno, di ricostruire univocamente:
a) la data d’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
d) i mezzi di pagamento.
Inoltre, secondo quanto disposto dall’art. 32 del D.Lgs. n. 231/2007, la regola tecnica prevede che il sistema di conservazione dei documenti e di accesso ai dati e informazioni deve assicurare:
- l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle Autorità di cui all’art. 21, c. 4, lett. a) del D.Lgs. 231/2007 e ss. mm;
- la tempestiva acquisizione (30 giorni), da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni. A questo fine, i documenti inseriti nel fascicolo dovranno portare l’indicazione della data di acquisizione;
- l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi in seguito alla loro acquisizione;
- la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi (nel tempo, nessun documento potrà essere eliminato dal fascicolo).
Infine, il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro, nel precisare che la modalità di tenuta del fascicolo del cliente potrà avvenire sia in cartaceo che in elettronico/dematerializzato, elenca la documentazione che lo dovrà comporre:
- Copia documento di riconoscimento in corso di validità del cliente e del titolare effettivo (e, a parere di chi scrive, anche dell’esecutore);
- Fotocopia tesserino codice fiscale;
- Fotocopia della certificazione di attribuzione della partita IVA o del codice fiscale e della partita IVA, rilasciata dall’Agenzia delle Entrate;
- Visura camerale periodicamente aggiornata con indicazione di quote sociali, poteri di rappresentanza e sue limitazioni, oggetto sociale, ecc.;
- Verbali di nomina del CDA;
- Ulteriore documentazione per l’individuazione del titolare effettivo;
- Copia dell’incarico professionale;
- Dichiarazioni del cliente sullo scopo e natura della prestazione richiesta e sui mezzi economici e finanziari per attuarla;
- Scheda per l’adeguata verifica della clientela;
- Scheda valutazione del rischio;
- Scheda per il controllo sul rispetto delle limitazioni dell’utilizzo del contante;
- Documentazione relativa alla cessazione dell’incarico;
- Eventuale documentazione possibilmente firmata dal cliente comprovante l’attività di consulenza sul precontenzioso;
- Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga di conservare.
Il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro, nel documento, preannuncia la predisposizione di apposite sessioni formative sulle Regole tecniche, comprensive dell’analisi di casi pratici.
Dott. Rag. Giuseppina Spanò – Palermo
