Cosa s’intende per riconciliazione bancaria? E perché la riconciliazione bancaria è utile in azienda? In questo articolo scopriremo il significato e il processo di riconciliazione bancaria, mettendo in luce l’utilità di questa pratica essenziale per garantire trasparenza finanziaria, prevenire errori, favorire decisioni aziendali consapevoli e scopriremo i vantaggi di effettuare una efficace ed efficiente pratica di riconciliazione bancaria.
La riconciliazione bancaria è un processo di controllo contabile e finanziario che consente di verificare che le voci presenti nei conti correnti bancari e i movimenti segnalati siano riportati nella contabilità aziendale e che non ci siano discrepanze tra movimenti bancari e la contabilità (questo può includere errori nei bonifici, addebiti non autorizzati o, in taluni casi, persino truffe).
In buona sostanza, la riconciliazione bancaria consente di verificare che tutti i movimenti presenti sugli estratti conto bancari corrispondano a quelli annotati nella contabilità aziendale (che ovviamente deve essere aggiornata prima di iniziare il processo di verifica).
I movimenti oggetto di verifica sono sostanzialmente tutte le operazioni presenti negli estratti conto: i pagamenti delle fatture di acquisto, gli incassi delle fatture di vendita e/o dei corrispettivi giornalieri, le commissioni bancarie, le spese aziendali, i pagamenti dei modelli F24 per imposte e tributi, i pagamenti effettuati con il sistema PagoPA, i pagamenti con carte di credito/debito, gli addebiti Sepa o le RIBa e così via.
Può accadere che queste registrazioni riportino date di valuta differenti rispetto a quanto riportato in contabilità oppure ancora che talune operazioni non siano state registrate in contabilità (o non siano state registrate correttamente). Ecco allora che la riconciliazione bancaria permette di controllare l’allineamento tra le diverse annotazioni, inserendo movimenti mancanti, incompleti o correggendo eventuali differenze.
Come fare una corretta conciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria può essere fatta in maniera manuale, attraverso il confronto tra gli estratti conto bancari e le operazioni registrate in contabilità (mastri e stampe di prima nota). Altra alternativa molto diffusa nella pratica è l’utilizzo di fogli di calcolo che velocizza le operazioni ma, non essendo un processo automatizzato, può comunque essere soggetto a errori umani.
Oggi, la riconciliazione bancaria può essere effettuata con l’aiuto di appositi software e sistemi di intelligenza artificiale che consentono in maniera del tutto automatica e rapida di eseguire i controlli, segnalare eventuali differenze o addirittura inserire in automatico le eventuali registrazioni mancanti in contabilità ma presenti nei conti correnti bancari attraverso funzionalità che permettono di importare i dati dagli estratti conto.
Questi sistemi, oltre che a connettersi con le banche, si interfacciano anche con il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate per l’importazione, l’elaborazione e l’aggiornamento costante dei dati delle fatture e dei loro flussi finanziari, senza doverli inserire manualmente.
Gli automatismi di questi software permettono di risparmiare tempo e risorse, effettuare nel minor tempo possibile controlli sicuri ed affidabili, ridurre le possibilità di errore umano e gestire un gran numero di voci e/o conti correnti.
Quali sono i vantaggi di una efficiente riconciliazione bancaria?
Pur non essendo un’attività avente obbligo fiscale, la riconciliazione bancaria è fortemente consigliata per una buona gestione finanziaria delle finanze aziendali. La necessità di fare una riconciliazione bancaria deriva dal fatto che le aziende si trovano spesso a registrare l’operazione in un momento diverso da quello in cui la stessa operazione è registrata dalla banca, con la conseguenza che potrebbero manifestarsi dei disallineamenti tra le due rilevazioni.
La riconciliazione bancaria consente di avere un controllo migliore sulle risorse economiche a disposizione della proprietà aziendale, individuare eventuali errori o discrepanze nei registri contabili, gestire in modo più produttivo le registrazioni contabili e la prima nota, avere a disposizione la contabilità aggiornata con tutti i movimenti bancari nei casi di controllo o ispezioni, avere un quadro di informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
