Chi dematerializza e conserva con modalità digitale le note spese e i documenti giustificativi delle spese, può distruggere il documento originale cartaceo? I documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi relativi al trasporto taxi hanno i requisiti per essere considerati “documenti originali non unici” ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera v) del decreto legislativo n. 82/2005 (CAD)? Se sì, possono essere dematerializzati?
A queste domande risponde l’Agenzia delle Entrate con la risposta n. 142/2024 pubblicata sul sito istituzionale lo scorso 24 giugno 2024, in seguito alla domanda di interpello presentata da un contribuente.
E non sarebbe l’unica volta che l’Agenzia delle Entrate si esprime sul tema, visto che già in passato, con diversi documenti di prassi, con specifici riferimenti alla procedura di dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti che vanno in trasferta, sono stati forniti chiarimenti con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, con le risposte ad interpello n. 403 del 9 ottobre 2019 e n. 417 del 17 ottobre 2019, con la risposta n. 740 del 20 ottobre 2021 e la risposta n. 226 del 1° marzo 2023.
In sintesi, qualunque documento informatico che abbia rilevanza fiscale, come le note spese di cui parliamo in questo articolo, deve possedere, tra le altre caratteristiche, quella della immodificabilità, integrità ed autenticità. In presenza di tali accorgimenti, nulla osta al fatto che è possibile sostituire i documenti cartacei con quelli digitali.
L’Agenzia delle Entrate, nella risposta 142/2024 fornita al contribuente, precisa anche che in merito all’efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici, l’articolo 22 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) stabilisce che la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale della copia.
Quindi, laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati nulla osta al fatto che il progetto di dematerializzazione delle note spese che intende adottare il contribuente istante al fine di semplificare la preparazione, la gestione ed il controllo delle stesse, al fine di rendere più efficiente l’intero meccanismo, sia attuabile.
In generale, i documenti giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v) del Codice dell’Amministrazione Digitale, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Per quanto attiene alla distruzione degli eventuali documenti cartacei originali, l’Agenzia delle Entrate precisa che dopo avere completato la procedura di conservazione dei documenti in formato elettronico in maniera conforme alle disposizioni di legge, è possibile procedere alla distruzione dei documenti cartacei, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 4, comma 3 del decreto ministeriale 17 giugno 2014.
Per concludere, a mio avviso, l’adozione di tali pratiche di dematerializzazione e conservazione documentale delle note spese non è solo questione di conformità normativa, ma anche un’opportunità per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza per le aziende che adottino tali pratiche.
La transizione verso l’archiviazione digitale necessita di una strategia ben pianificata e di un’attenta valutazione dei sistemi e delle tecnologie impiegati, assicurando che ogni passo del processo sia documentato e conforme alle normative in vigore.
Di fronte a questi sviluppi, è chiaro che la digitalizzazione e la corretta gestione dei documenti sono diventate componenti essenziali della moderna prassi aziendale, dal momento che offrono benefici tangibili e intangibili che vanno ben oltre la mera conformità normativa.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
