La trasformazione digitale sta cambiando il modo in cui i professionisti devono gestire i documenti. Tra gli strumenti più efficaci per garantire sicurezza e compliance alla gestione documentale ci sono le firme elettroniche che offrono una soluzione più semplice e sicura rispetto alle firme autografe.
Tipologie di firme elettroniche e loro applicazione
Le firme elettroniche si dividono in:
- semplice: utilizzata dal firmatario senza requisiti particolari, ha un livello di autenticazione basilare e un valore probatorio liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità della soluzione di firma elettronica adottata;
- avanzata: idonea a garantire l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento su cui è apposta, ha l’efficacia probatoria della scrittura privata disciplinata dall’articolo 2702 del codice civile;
- qualificata: è il livello più alto di sicurezza e prevede un processo di riconoscimento che garantisce immodificabilità, identità, controllo esclusivo e collegamento ai dati; ha l’efficacia probatoria della scrittura privata e integra l’inversione dell’onere della prova.
Limiti della firma autografa e vantaggi della firma elettronica
L’uso della firma autografa su carta è spesso inefficiente e presenta numerosi limiti in un contesto digitalizzato. Richiede la stampa e la digitalizzazione dei documenti; un processo lento che comporta il rischio di perdita o di errata classificazione dei documenti. Inoltre, la firma autografa non garantisce l’integrità del documento né è facilmente verificabile in caso di contestazione legale, rendendo necessario il ricorso a perizie costose.
Al contrario, le firme elettroniche consentono di automatizzare l’intero processo di gestione documentale, dalla negoziazione alla conservazione a norma, ed offrono una tracciabilità completa, garantendo validità legale e data certa dei documenti.
Si veda, ad esempio, questo contributo precedente su Fisco7 in merito alla firma elettronica di preliminari di compravendita immobiliare.
Sicurezza e conformità nella gestione digitale
Le firme elettroniche sono fondamentali per garantire sicurezza e compliance alle vigenti normative in tema di trattamento dei dati e di conservazione a norma. A diverso titolo, certificano l’identità del firmatario e assicurano che il documento non sia stato modificato dopo la firma.
Grazie alla conservazione digitale a norma, poi, i documenti firmati elettronicamente mantengono validità legale nel tempo rimanendo sempre accessibili. Un aspetto fondamentale per rispondere rapidamente a eventuali richieste delle autorità e dimostrare la conformità dei processi di gestione documentale.
Conclusioni
L’adozione delle firme elettroniche rappresenta una svolta strategica per i professionisti. Le soluzioni digitali offrono un approccio più moderno e sicuro alla gestione dei documenti, consentendo di scegliere il tipo di firma elettronica più appropriato rispetto alla natura del documento e all’obiettivo di semplificazione ed esperienza positiva per i firmatari.
Francesco Foglio – Centro Studi CGN
