Con il provvedimento del 30 settembre 2024 protocollo n. 372380, l’Agenzia delle Entrate ha individuato le modalità operative per la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal proprio personale nel corso e nel termine delle attività amministrative di controllo fiscale.
Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate, dispone che il contribuente o il suo delegato, può sottoscrivere il processo verbale, previamente condiviso e senza alterare il contenuto, mediante la firma digitale se ne è in possesso ovvero con firma autografa se il contribuente è sprovvisto di firma digitale.
Nel caso in cui il contribuente sia in possesso di firma digitale, il processo verbale può essere firmato da lui stesso o dal suo delegato, in modalità digitale. A tal fine, il processo verbale viene inviato dalla casella di posta ordinaria del personale incaricato al controllo all’indirizzo email ordinario (non PEC) del contribuente o del suo delegato.
La sottoscrizione digitale del documento deve essere effettuata in formato CADES – CMS Advanced Electronic Signatures con estensione .p7m. Dopo aver sottoscritto il documento, il contribuente o il suo delegato, provvede alla trasmissione del processo verbale all’indirizzo di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo.
Il personale incaricato del controllo, dopo avere ricevuto il processo verbale digitalmente sottoscritto dal contribuente o dal suo delegato, provvede ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.
Quindi, il documento ora completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie, deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle Entrate e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici (posta elettronica certificata). Se il contribuente è sprovvisto di PEC, può chiedere la trasmissione del documento all’indirizzo PEC del proprio delegato.
Se il contribuente risulta sprovvisto di PEC o non richiede la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato, il personale dell’Agenzia procede mediante consegna nelle mani proprie del destinatario o tramite raccomandata A/R della copia conforme analogica, munita del contrassegno elettronico.
Se il contribuente non è in possesso di firma digitale, il processo verbale può essere firmato in modalità analogica. A tale fine, il processo verbale deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario.
Dopo l’apposizione della firma autografa del contribuente o del suo delegato sul processo verbale, l’incaricato dell’Agenzia delle Entrate produce una copia informatica del documento analogico, attestando la conformità del documento ai sensi dell’articolo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale e apponendo la firma digitale. Il documento così formato costituisce l’originale informatico.
A questo punto, i processi verbali completi di ogni sottoscrizione digitale necessaria, devono essere protocollati dal personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato del controllo che procede quindi alla successiva consegna al contribuente o al suo delegato della relativa copia analogica con contrassegno elettronico.
Se il contribuente o il suo delegato rifiuta la sottoscrizione del processo verbale, il personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso processo verbale, indicando i motivi del rifiuto e può procedere alla sottoscrizione digitale del documento e alla consegna dello stesso.
Se il contribuente o il suo delegato rifiuta la consegna del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell’Agenzia delle Entrate procede all’invio della copia analogica del processo verbale informatico con contrassegno elettronico mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente o con la trasmissione del documento informatico originale tramite PEC al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
