E’ stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 251 dello scorso 25 ottobre 2024, il Decreto 17 settembre 2024, n. 159 che dispone sulla formazione e gestione del fascicolo informatico d’impresa. Che cos’è? E quali sono le novità che interessano le imprese?
Il fascicolo informatico d’impresa è un’aggregazione documentale digitale contenente tutti i documenti relativi a ciascuna impresa o soggetto economico iscritto al Registro delle Imprese. Il fascicolo informatico d’impresa è tenuto dalla Camere di Commercio territorialmente competenti e collegato informaticamente al REA, consentendo così un accesso centralizzato e coordinato per gli enti pubblici.
Proprio per questo motivo, in linea con i principi di trasparenza, i soggetti pubblici possono accedere gratuitamente a tali documenti per finalità istituzionali, senza gravare sulle imprese con richieste di documenti già presenti nel fascicolo.
Come sarà alimentato il fascicolo informatico d’impresa?
L’alimentazione del fascicolo informatico avviene tramite la trasmissione di documenti da parte di vari soggetti istituzionali, tra cui il SUAP e le amministrazioni responsabili di procedimenti o controlli sull’attività d’impresa. I vari soggetti inviano una copia digitale dei documenti alle Camere di Commercio per l’inserimento nel fascicolo entro tempi definiti, che variano in base alla natura dell’atto e della procedura.
Quali documenti costituiranno il fascicolo informatico?
Il fascicolo informatico d’impresa potrà contenere tutti i documenti che riguardano l’impresa, dettagliati all’articolo 1 lett. o del decreto 17 settembre 2024, n. 159. A titolo di esempio si tratta dei documenti come la SCIA, le autorizzazioni, i nulla osta, i permessi, le autocertificazioni, la descrizione e la localizzazione dei siti produttivi dell’impresa, le planimetrie, le relazioni tecniche, le certificazioni di qualità e l’eventuale iscrizione all’albo nazionale dei gestori ambientali.
Come saranno conservati i documenti digitali?
Viene introdotta una classificazione standard per i documenti trasmessi al fascicolo, che viene revisionata dalla Camere di Commercio per adattarsi alle esigenze degli utenti. Per quanto riguarda la conservazione dei documenti digitali sarà gestita secondo le normative vigenti in materia di archiviazione digitale e protezione dei dati, garantendo la rappresentazione sia dello stato attuale sia dello storico aziendale.
Una volta scaduto il termine di conservazione, i documenti delle imprese individuali sono eliminati, mentre i dati personali nei fascicoli di altri soggetti giuridici vengono anonimizzati.
Come possono essere consultati i documenti?
I documenti contenuti nell’archivio digitale possono essere consultati previo pagamento dei diritti di segreteria e in conformità alle disposizione in materia di privacy (a riguardo infatti, la norma chiarisce le responsabilità di trattamento ai fini della protezione dei dati).
In buona sostanza le Camere di Commercio sono titolari dei dati conservati, mentre i SUAP e le altre Pubbliche Amministrazioni coinvolte nella trasmissione dei documenti sono responsabili per i dati trasmessi.
Quali sono le finalità e gli obiettivi del fascicolo informatico d’impresa?
Il fascicolo informatico d’impresa rappresenta un passo fondamentale verso la digitalizzazione dei processi documentali d’impresa nel nostro paese. Il fascicolo informatico d’impresa nasce per centralizzare e semplificare l’accesso alla documentazione aziendale, garantendo efficienza, trasparenza e sicurezza per le imprese e gli enti.
L’obiettivo del fascicolo è quello di garantire un accesso semplice e veloce alle informazioni amministrative sulle imprese, riducendo costi e tempi di attesa, eliminando le sovrapposizioni burocratiche all’interno della Pubblica Amministrazione e aprendo nuove opportunità di sviluppo per le aziende.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
