La trasformazione digitale sta rivoluzionando i processi di adeguata verifica rendendo necessaria l’adozione di strumenti che garantiscano sicurezza, compliance e velocità operativa. Le firme elettroniche rappresentano una soluzione chiave, semplificando la gestione documentale e assicurando tracciabilità e valore legale.
Contesto normativo e identificazione del cliente
Il Decreto Legislativo n. 231/2007, che riguarda gli obblighi di antiriciclaggio e antiterrorismo internazionale, è un pilastro normativo essenziale. La revisione dell’articolo 18, introdotta dal D.L. Semplificazioni n. 76/2020 e dal Decreto Legislativo n. 125 del 4 ottobre 2019 di recepimento della quinta direttiva antiriciclaggio dell’Unione europea, stabilisce che l’adeguata verifica della clientela deve essere effettuata attraverso l’identificazione del cliente e la verifica della sua identità, basata su documenti, dati o informazioni provenienti da fonti affidabili e indipendenti.
In particolare, l’articolo 19 prevede che i clienti possano soddisfare gli obblighi di adeguata verifica possedendo un’identità digitale con un livello di garanzia almeno significativo, come ad esempio SPID o CIE. L’omissione dell’autenticazione e identificazione mediante questi strumenti rappresenta un fattore di rischio che il soggetto obbligato deve considerare nella scelta del metodo di adeguata verifica.
Conformemente all’articolo 23, in caso di rapporti continuativi, prestazioni professionali o operazioni occasionali a distanza non assistite da procedure di identificazione elettronica sicure riconosciute dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), è richiesta un’adeguata verifica rafforzata della clientela.
Il ruolo di SPID e CIE nell’adeguata verifica
Nel contesto italiano, strumenti come SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d’Identità Elettronica) giocano un ruolo fondamentale. SPID consente di verificare l’identità digitale del firmatario in modo rapido e sicuro, facilitando l’accesso a servizi online e la firma elettronica. La CIE, oltre a fungere da documento identificativo fisico, è utilizzabile come strumento di autenticazione e per apporre firme elettroniche qualificate, grazie alla tecnologia integrata.
Conservazione digitale e conformità normativa
Le firme elettroniche – in alcuni casi idonee a certificare l’identità del firmatario e ad assicurare che il documento non sia stato modificato – offrendo un ulteriore livello di sicurezza nei rapporti con clienti e autorità, permettono di conservare i documenti in formato digitale nel pieno rispetto delle normative vigenti. La conservazione a norma infine garantisce che i documenti siano sempre accessibili e integri nel tempo, facilitando eventuali verifiche o richieste legali.
L’adozione delle firme elettroniche è dunque una scelta strategica per aziende e professionisti che desiderano digitalizzare i processi di adeguata verifica. Semplificando la gestione documentale e garantendo conformità legale, rappresentano uno strumento indispensabile per operare in modo moderno, sicuro ed efficiente.
Francesco Foglio – Centro Studi CGN
