Dal 2025 gli amministratori di società avranno l’obbligo di dotarsi di una PEC: ecco cosa prevede la normativa e come adeguarsi.
L’obbligo di dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) per gli amministratori di società è una delle novità introdotte dalla normativa sulla digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali. A partire dal 1° gennaio 2025, infatti, tutti gli amministratori di società, siano essi di capitali o di persone, dovranno disporre di un indirizzo PEC personale, distinto da quello della società. Scopriamo i dettagli della normativa e le implicazioni pratiche di questo nuovo obbligo.
La PEC: uno strumento obbligatorio per la trasparenza e la digitalizzazione
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è ormai uno strumento essenziale per garantire la certezza delle comunicazioni elettroniche in ambito legale e amministrativo. Con l’introduzione di questo obbligo, il legislatore intende:
- Promuovere la digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali;
- Rendere più agevoli i rapporti con la Pubblica Amministrazione e tra privati;
- Assicurare trasparenza e tracciabilità nelle attività degli amministratori.
La normativa si inserisce in un contesto più ampio, volto a favorire l’utilizzo di strumenti digitali per semplificare e rendere più sicure le procedure aziendali.
Chi è soggetto all’obbligo
L’obbligo riguarda tutti gli amministratori di società, non solo i legali rappresentanti, indipendentemente dalla forma giuridica dell’ente. Questo significa che saranno coinvolti:
- Gli amministratori di società di capitali (SRL, SPA, SRLS, ecc.);
- Gli amministratori di società di persone (SNC, SAS, ecc.);
- I titolari di cariche equivalenti in altre tipologie societarie.
È importante sottolineare che l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere personale e non coincidere con quello della società.
Scadenze e sanzioni
L’obbligo è entrato in vigore ufficialmente il 1° gennaio 2025.
Tuttavia, a distanza di quasi un mese, non sono ancora chiari i soggetti coinvolti e le modalità di comunicazione della PEC al Registro Imprese. L’interpretazione letterale della norma prevedeva che l’obbligo si applicasse a tutte le società costituite a partire dal 1° gennaio 2025 e non comportasse sanzioni in caso di mancato adempimento. Tuttavia la CCIAA di Milano ha previsto l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) in tutte le domande inviate dopo il 1.1.2025 di:
- Iscrizione atto costitutivo di società di capitali
- Rinnovo/Variazione dell’organo amministrativo
- Nomina/Variazione di liquidatori di società di capitali
- Iscrizione/Modifica patti sociali di società di persone con nuovi soci amministratori/liquidatori
Attualmente, in attesa di diverse indicazioni ministeriali, le suddette pratiche prive di PEC personale degli amministratori vengono sospese dalla CCIAA. Occorre pertanto adeguarsi il prima possibile per evitare disguidi o possibili sanzioni.
Come attivare la PEC
Attivare una casella PEC è un’operazione semplice e veloce. Ecco i principali passi da seguire:
- Scelta del provider: selezionare un fornitore che offra servizi certificati e adatti alle proprie esigenze;
- Registrazione: compilare il modulo di registrazione online e fornire i documenti richiesti;
- Attivazione: una volta completata la procedura, l’indirizzo PEC sarà operativo e potrà essere utilizzato immediatamente.
Il costo annuale della PEC varia in base al provider e ai servizi inclusi, ma è generalmente contenuto.
Perché è importante adeguarsi
Oltre a rispettare un obbligo di legge, disporre di una PEC personale comporta diversi vantaggi per gli amministratori di società. Tra i principali:
- Maggiore sicurezza nelle comunicazioni: la PEC garantisce la certezza del mittente e del destinatario, oltre alla validità legale delle comunicazioni;
- Velocità e praticità: riduzione dei tempi e dei costi rispetto alle comunicazioni tradizionali;
- Accesso agevolato ai servizi della Pubblica Amministrazione: molte procedure burocratiche possono essere completate esclusivamente via PEC.
L’obbligo di PEC per gli amministratori di società rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione e la semplificazione delle comunicazioni in ambito aziendale. Assicurarsi di rispettare la scadenza del 1° gennaio 2025 è quindi fondamentale per evitare sanzioni e garantire una gestione trasparente e professionale del proprio ruolo e migliorare la gestione delle attività amministrative.
