Con le nuove Regole tecniche emanate dal CNDCEC è stata semplificata la modalità di inserimento dei documenti nel fascicolo del cliente
Il 16.1.2025 il CNDCEC ha aggiornato le Regole tecniche del gennaio 2019, per supportare i Commercialisti e gli Esperti Contabili (cd. soggetti obbligati) negli adempimenti degli obblighi di antiriciclaggio e contrasto del finanziamento del terrorismo (FdT).
Le novità portate dalle Regole tecniche emanate a gennaio 2025, interessano gli obblighi di:
- autovalutazione del rischio di studio – Regola Tecnica n. 1
- adeguata verifica della clientela – Regola Tecnica n. 2
- conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni (il fascicolo del cliente) – Regola Tecnica n. 3
Regola tecnica n. 3 – conservazione dei dati e delle informazioni
I soggetti obbligati, nel rispetto delle norme e finalità dettate in materia di privacy, conservano i documenti, i dati e le informazioni, con l’obiettivo di impedirne la perdita o la distruzione e di mantenerne nel tempo l’integrità, la non alterabilità, la trasparenza, la completezza e la chiarezza.
Inoltre deve essere assicurata la storicità dei dati e informazioni, per cui non si può eliminare alcun documento dal fascicolo anche se esso è risalente nel tempo; anzi la loro presenza sarà prova dell’osservanza delle norme da parte del soggetto obbligato.
Il sistema di conservazione può essere cartaceo – informatico o misto, ma qualunque esso sia, nel fascicolo occorre indicare in maniera esplicita i soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e quelli che possono accedere ai dati e alle informazioni.
La novità portata dalle Regole tecniche consiste nel fatto che tale indicazione non deve essere resa nel caso di un professionista che esercita individualmente e che non si avvale di personale di studio.
Storicità dei dati e conservazione cartacea
Ai fini della storicità dei dati, scompare l’obbligo di apporre la firma sui singoli documenti del fascicolo.
Rimane invece confermata la necessità di apporre la data sui documenti conservati, e, ulteriore novità, in alternativa, può essere adottato un documento riepilogativo dei dati e informazioni che riconduce quest’ultimi al periodo di acquisizione.
Conservazione presso centri di servizio
I soggetti obbligati possono avvalersi, per la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni, di un autonomo centro di servizi.
Però, dato che la responsabilità della corretta conservazione ricade sul soggetto obbligato, il centro di servizi incaricato deve assicurare l’accesso diretto ed immediato al sistema di conservazione dei documenti, dati e informazioni, fattore di primaria importanza al momento di eventuali accessi, ispezioni e verifiche.
Giuseppina Spanò – Centro Studi CGN
