Iniziare un nuovo lavoro è un momento emozionante per la persona, che si trova a confrontarsi con un contesto professionale sconosciuto, privo di certezze e tutto da scoprire. È altresì un momento cruciale anche per l’azienda, che in poco tempo deve riuscire a condividere e a far comprendere informazioni e dinamiche essenziali per instaurare una collaborazione professionale di valore per entrambi.
Per gestire in maniera efficace l’inizio della nuova collaborazione le organizzazioni devono realizzare e attuare dei processi di onboarding di accoglienza e benvenuto strutturati, che agevolino la conoscenza delle dinamiche aziendali e facilitino l’inserimento nel ruolo, oltre che l’integrazione con i nuovi colleghi.
In questo articolo esploreremo l’importanza del processo di onboarding aziendale e lo faremo dividendolo in tre fasi: pre-boarding, accoglienza, formazione e integrazione. Ognuna di queste fasi ha sue tempistiche e suoi obiettivi.
Vediamole insieme.
La fase di pre-boarding
La prima fase, quella di pre-boarding, inizia nel momento in cui viene firmato l’accordo di collaborazione e termina con l’effettivo arrivo in azienda. Successivamente alla firma della lettera di impegno è fondamentale che l’azienda continui a investire nel rapporto con il nuovo collaboratore e tenerlo aggiornato con l’obiettivo di mantenere calda la relazione ed evitare che lo stesso possa sentirsi “parcheggiato” in attesa di iniziare la nuova esperienza lavorativa. Iniziative semplici quali ad esempio dare supporto nelle pratiche di dimissioni presso la precedente azienda, un invito in sede per conoscere quello che sarà il team di lavoro, oppure la condivisione di documenti aziendali di vario tipo (regolamento, organigramma, piano attuativo, ecc…) sono sicuramente dei buoni punti di partenza che poi l’azienda può personalizzare e implementare.
L’accoglienza e la sua importanza nel processo di onboarding
La seconda fase dell’onboarding è quella dell’accoglienza, che si verifica principalmente il primo giorno in azienda e prosegue in quelli immediatamente successivi. In questa fase l’organizzazione deve porsi l’obiettivo di creare la miglior esperienza di ingresso possibile, dove nessun passaggio viene dato per scontato e all’interno della quale puntare a stupire il collaboratore. Chiare devono quindi essere per la nuova persona tutte quelle informazioni logistiche e operative standard, quali ad esempio dove parcheggiare l’auto, il dress code, l’orario di lavoro e la contrattualistica. Anche un tour degli uffici e la presentazione ai capi area può essere una iniziativa apprezzata, in quanto agevola la presa di confidenza degli spazi e la creazione delle prime relazioni. Ma è andando oltre ciò che è atteso che si riuscirà a rendere l’esperienza di ingresso unica. Ecco allora che la consegna di un welcome kit contenente cancelleria, l’organizzazione di un pranzo/aperitivo di team o l’assegnazione di un buddy (figura senior che si prenderà in carico di insegnare il lavoro e far comprendere il funzionamento dell’organizzazione) diventano iniziative valide in tal senso.
La fase di formazione e integrazione
La terza e ultima fase del processo di onboarding è quella della formazione e integrazione. Questa fase inizia già il giorno di arrivo in azienda e consiste nel fornire al nuovo collaboratore tutte le informazioni, le nozioni e la formazione necessarie a permettergli di iniziare a svolgere la sua attività lavorativa il prima possibile e in maniera integrata con il resto dell’organizzazione. In tale fase diventa fondamentale la consegna di manuali operativi e l’affiancamento svolto da figure senior, ma anche la predisposizione di strumenti informativi adatti al lavoro svolto e la partecipazione alle prime riunioni. Indipendentemente dalla seniority della persona ciò che non deve mancare in questa fase sono il coinvolgimento e i feedback.
Per ottenere un efficace processo di onboarding le aziende devono concentrare i loro sforzi su tutte e tre queste fasi ed essere consapevoli che un buon percorso di ingresso è un primo passo fondamentale verso la creazione di un rapporto di lavoro caratterizzato da una reciproca soddisfazione.
Fabio Consorti – Centro studi CGN
