Le “conferme esterne” (ISA Italia n. 505) sono lettere contenenti informazioni richieste quali elementi probativi. Si utilizza il termine “circolarizzazione” per indicare che si ottengono in modo circolare, in quanto le richieste ritornano al revisore completate quali risposte.
Selezione
Generalmente, le terze parti sono gli istituti bancari con cui la società ha avuto rapporti nell’esercizio; clienti e fornitori, legali, fiscalista, consulente del lavoro; ed eventuali altri soggetti, quali assicurazioni, agenti, altri finanziatori, ecc., in base al business del cliente.
Al fine di individuare i soggetti da circolarizzare, si noti che nel caso degli istituti bancari, legali, fiscalista e consulente del lavoro, il revisore non deve effettuare una vera e propria selezione, in quanto ognuno di questi soggetti dovrà essere interrogato qualora rilevante. L’importante sarà accertarsi che vi sia completezza di informazione.
Quanto ad istituti bancari, il revisore dovrà ottenere dalla società cliente indicazione dei contratti e rapporti in essere in relazione ad ogni istituto, contemporaneamente tenendo monitorati conti correnti, finanziamenti, derivati e factoring risultanti dall’estrazione del bilancio di verifica.
Quanto a fiscalista e consulente del lavoro, sarà opportuno richiedere al cliente i loro nominativi.
Mentre per i legali è bene richiedere inoltre indicazione dei contenziosi seguiti nel corso dell’esercizio, nonché ottenere i mastrini delle spese legali ai fini di individuare ulteriori soggetti o liti in essere.
Basandosi sulle informazioni fornite dal cliente, il revisore dovrà inoltre escludere eventuali contenziosi irrilevanti ai fini del bilancio, limitandosi ad apportare evidenze documentali (ad esempio una sentenza già pubblicata).
Nel caso di clienti e fornitori, invece, dovrà effettuare una selezione tra i soggetti tramite campionamento statistico.
Invio
Una volta determinata la lista delle terze parti, il revisore dovrà richiedere alla società cliente le informazioni di contatto. Predisposto il testo di ogni lettera, queste dovranno essere o approntate su carta intestata della società e firmate dal rappresentante del cliente.
Inoltre, quanto a contenuto:
- le lettere indirizzate agli istituti bancari conterranno una richiesta di tutti i rapporti in essere nell’esercizio, formalizzati nel modello abi-rev, corredato da documenti quali piani di ammortamento di mutui e leasing, informative sul valore dei derivati e sui rapporti di factoring;
- ai legali verrà richiesto un breve elenco delle cause seguite, corredate dagli importi dovuti in caso di soccombenza e dallo stato dei contenziosi alla chiusura dell’esercizio;
- fiscalista e consulente del lavoro generalmente saranno chiamati ad indicare alcuni dati forniti al cliente, nonché la presenza di eventuali criticità;
- ai clienti e fornitori verranno richieste indicazioni quanto ai saldi risultanti dai partitari.
Risposta
Una volta ottenute le risposte, il revisore potrà allegarle facendovi riferimento all’interno delle carte di lavoro.
Le risposte delle terze parti rivestono una importanza fondamentale sotto due aspetti in particolare:
- la provenienza dei dati dall’esterno, che comporta un alto livello di efficacia probativa. È essenziale che le risposte arrivino direttamente al revisore, in maniera immediata e diretta, senza passare preventivamente per il cliente, in modo che questo non possa apportarvi alcuna modifica;
- la possibilità di accedere ad informazioni in relazione a cui sarebbe difficile ottenere evidenze documentali se non tramite le conferme delle terze parti; infatti, se per clienti e fornitori è possibile effettuare le cosiddette “procedure alternative” in caso di mancata risposta, altre informazioni possono essere ottenute solo in maniera molto onerosa in termini di tempo e mole di documentazione da ottenere.
Pertanto, sarà bene per il revisore effettuare frequenti solleciti al fine di ottenere le risposte.
Anna Rossi – Centro Studi CGN
