Le verifiche periodiche consistono in una serie di controlli che il revisore legale dei conti svolge in merito alla regolare tenuta della contabilità aziendale; per questo motivo, si parla anche di “controlli contabili”.
La natura dei controlli periodici
Non si tratta di procedure di validità né di conformità, bensì di controlli attuati in una sezione separata rispetto alle precedenti, per distinguerne la natura.
Si diversificano anche per carattere temporale, in quanto effettuati dal revisore, come dice il nome, periodicamente, e non una volta sola in sede di interim o final audit; generalmente, infatti, i controlli contabili possono essere trimestrali, o eventualmente semestrali, mentre a discrezione del revisore potrebbero potenzialmente essere effettuati anche ogni mese.
Il motivo di ripetere le verifiche, infatti, non è eseguire la vera e propria revisione sui dati riportati in bilancio, ma ottenere evidenza che la società cliente adempia correttamente a quanto prescritto dalle normative cui è soggetta, corroborando anche che non vi siano ulteriori rischi, ad esempio passività potenziali dovute ad inadeguatezze nei versamenti fiscali o previdenziali, ecc.
Sostanzialmente, le verifiche periodiche hanno ad oggetto una serie di adempimenti, che concettualmente possono essere raggruppati in cinque gruppi:
- Pianificazione delle attività di controllo periodico;
- Verifiche sugli adempimenti civilistici;
- Verifiche sugli adempimenti fiscali;
- Verifiche sugli adempimenti previdenziali;
- Altre verifiche, residuali.
Figura 1 La sezione relativa alle verifiche periodiche sul software di revisione legale CGN. In questo caso, le verifiche sono trimestrali, pertanto per l’esercizio, oltre alla prima di pianificazione, sono quattro controlli da effettuare con le stesse modalità.
Le attività di pianificazione delle verifiche periodiche
Preliminarmente all’inizio dei controlli, il revisore compila una carta di lavoro volta a definire:
- se si tratta di primo anno di incarico; oppure
- se, in alternativa, ha già effettuato delle verifiche sulla regolare tenuta della contabilità aziendale nell’annualità precedente.
- Inoltre, il professionista descriverà quali sono gli intervalli temporali in cui andrà a svolgere le suddette verifiche, ossia se queste verranno eseguite su base trimestrale o semestrale (o eventualmente altre casistiche), procedendo eventualmente a disattivare le opportune carte di lavoro.
A differenza degli altri controlli contabili, le attività di pianificazione delle verifiche periodiche non vengono ripetute nei cicli di controllo realizzati trimestralmente; ma, avendo carattere di strategia e non di verifica vera e propria, vengono preparate dal revisore una tantum prima di iniziare gli altri controlli contabili.
Si tenga presente, inoltre, che, stabilito il periodo di effettuazione dei controlli (quale generalmente trimestrale), gli adempimenti oggetto di verifica possono trovarsi sfasati nel tempo rispetto alle relative verifiche.
Questo in quanto, a differenza delle attività di audit vere e proprie – aventi ad oggetto il bilancio al 31.12 ed integrate con l’analisi degli eventi successivi – le attività sulle verifiche periodiche dovrebbero opportunamente riguardare non solo tutti gli adempimenti eseguiti nell’esercizio fiscale, ma avere ad oggetto anche gli adempimenti eseguiti nei mesi successivi, fino al momento di emissione della relazione di revisione, ove possibile con il supporto della documentazione disponibile in tale momento.
Al contempo, per questo motivo è probabile che in sede di predisposizione del primo controllo di una annualità il revisore riscontri che il periodo oggetto di verifica sia già stato controllato e documentato in sede di ultima verifica relativa all’annualità precedente; in questo caso sarà sufficiente fornire evidenza della circostanza, riallegando la documentazione e riportando l’esito dei controlli precedentemente effettuati.
Gli adempimenti relativi alla normativa civilistica
Le verifiche quanto al rispetto degli adempimenti civilistici consistono nella verifica di esistenza, bollatura e vidimatura, progressività, contenuto e firme dei libri sociali tenuti dall’azienda (Libro Giornale, Inventari, Soci/Azionisti, Verbali Assemblee, CdA, Collegio Sindacale, ecc.).
A tale scopo, è opportuno che il revisore prenda visione dei libri e tracci uno storico dei verbali stampati in ordine cronologico, verificando che non vi siano errori nella progressività dei medesimi, ma soprattutto che gli stessi siano opportunamente aggiornati e firmati dai soggetti indicati.
Il punto fondamentale della verifica, tuttavia, consiste nel fatto che il revisore, grazie all’ottenimento dei libri, avrà accesso alla lettura dei verbali, utile non solo alla comprensione dell’andamento della società, ma anche all’individuazione di eventuali progetti ed operazioni dalla società, anche qualora discussi in sede di assemblea senza una formale delibera né tantomeno l’effettivo svolgimento.
Inoltre, il professionista potrà utilizzare i suddetti verbali per ottenere evidenze documentali a supporto di altre verifiche da effettuare in sede di final audit, quali il controllo dei compensi di amministratori, organi sociali e revisori per la linea dei costi per servizi, nonché per la destinazione dell’utile e l’elargizione di eventuali dividendi ai fini della verifica sulla movimentazione del Patrimonio Netto.
Un ulteriore elemento da considerare consiste nella presa visione dei verbali in bozza, in quanto, benché non ancora stampati in via definitiva e pertanto non firmati, essi riguardano comunque tematiche discusse ed approvate dagli organi sociali, pertanto rilevanti ai fini della comprensione di eventuali punti di attenzione.
L’attività di verifica sui libri sociali dovrà essere svolta in occasione delle verifiche periodiche pianificate; resta pacifico che, qualora non vi siano aggiornamenti, il revisore prenderà nota della circostanza senza svolgere ulteriori azioni.
Le altre verifiche verranno trattate nella prossima edizione di Fisco 7.
Anna Rossi – Centro Studi CGN
