Con l’avvicinarsi della scadenza del 30 giugno 2013, data entro la quale le ditte individuali devono comunicare al Registro Imprese un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, riteniamo utile un breve vademecum sull’utilità, l’uso e la gestione delle PEC.
Allo stato attuale, sono obbligati a comunicare il proprio indirizzo PEC:
- i professionisti, dal 29 novembre 2009 (ex art.16 DL 185/2008) ai rispettivi ordini e collegi professionali;
- le società, dal 29 novembre 2011 (ex art.16 DL 185/2008) al Registro Imprese;
- le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuali, entro, ripetiamo, il 30 giugno 2013 (ex art.5 DL 179/2012) al Registro Imprese.
Va da sé che chi non ha l’obbligo di iscrizione ad un Albo professionale o al Registro Imprese, non è tenuto a dotarsi di PEC, se non per esigenze proprie (in questo caso non ne deve effettuare il deposito).
È possibile (pareri del Ministero dello Sviluppo economico n. 217140 e n. 217149 del 2011) comunicare la casella PEC di un soggetto terzo (per esempio quella dello studio professionale che assiste l’impresa negli adempimenti burocratici), ma tale circostanza non è priva di incombenze ed oneri:
- si presuppone l’esistenza di un contratto di domiciliazione e/o delega dell’impresa presso il terzo;
- il terzo è responsabile di ogni conseguenza dannosa in capo all’impresa se la casella PEC non è correttamente presidiata;
- in mancanza di un contratto di domiciliazione, per il terzo potrebbe configurarsi il reato di violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza (art.616 C.P.C.).
L’impresa, pertanto, in caso di deposito di indirizzo PEC di un terzo, deve essere consapevole che tale indirizzo costituirà un indirizzo pubblico informatico dell’impresa stessa, al quale perverranno informazioni, atti e notifiche valide a tutti gli effetti di legge.
La PEC, ricordiamo, è equiparata ad una raccomandata con avviso di ritorno: una comunicazione inviata a mezzo Posta Elettronica Certificata, anche se priva di firma fisica del mittente, ha valenza legale, in quanto certifica l’identità delle parti (mittente e destinatario), la data di trasmissione, la data di ricezione ed il contenuto di quanto trasmesso.
L’email certificata si intende consegnata quando è resa disponibile all’indirizzo elettronico del destinatario, indipendentemente dalla conferma di avvenuta ricezione, ed il messaggio ha validità agli effetti di legge solo se entrambi i soggetti coinvolti utilizzano una casella di posta elettronica certificata, anche se di gestori diversi.
Da tenere ben in vista anche la data del 1 luglio 2013, quando la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra imprese e pubbliche amministrazioni potranno essere effettuati esclusivamente tramite PEC (salvo i casi in cui è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica).
Con il decreto del Ministero dello Sviluppo economico del 19 marzo 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.83 del 9 aprile 2013) ha preso forma l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC), ovvero un elenco pubblico attraverso il quale si potrà conoscere il recapito PEC di imprese e professionisti.
L’indice ha lo scopo di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica, con notevole risparmio nei costi di trasmissione.
Il decreto stabilisce le modalità di realizzazione e gestione dell’INI-PEC (che sarà in capo al ministero stesso, in sinergia con Infocamere), le modalità di accesso e le forme con cui gli Ordini e collegi professionali dovranno comunicare e aggiornare gli indirizzi PEC dei propri iscritti.
La struttura dell’indice è articolata in due sezioni denominate “Sezione Imprese” e “Sezione Professionisti”:
- la “Sezione Imprese” verrà in un primo momento alimentata attraverso una estrazione massiva dal Registro Imprese dei dati relativi alle imprese attive che hanno depositato il proprio indirizzo PEC; successivamente sarà aggiornata periodicamente attraverso Infocamere, che acquisirà le variazioni intervenute nel Registro delle imprese (relative ad imprese già presenti nell’INI-PEC, imprese di nuova costituzione e imprese cessate);
- la “Sezione Professionisti” sarà realizzata attraverso un trasferimento telematico ad Infocamere degli indirizzi PEC detenuti dagli Ordini e dai Collegi professionali; questi dovranno anche provvedere a comunicare ad Infocamere per via telematica le variazioni intervenute (relative a professionisti già presenti nell’INI-PEC, professionisti di nuova iscrizione o professionisti non più iscritti all’Ordine o Collegio professionale) o confermare l’assenza di aggiornamenti.
In sede di prima costituzione (entro 60 giorni dalla pubblicazione del decreto e per i primi sei mesi) l’aggiornamento avverrà con cadenza mensile, mentre a regime le operazioni di aggiornamento dei dati saranno quotidiane.
Potranno accedere all’indice le pubbliche amministrazioni, i professionisti, le imprese, i gestori o esercenti pubblici servizi e tutti i cittadini attraverso l’apposito portale telematico, senza necessità di autenticazione.
La ricerca potrà essere effettuata in base al codice fiscale, oppure per provincia più denominazione (per le imprese) o provincia più Ordine o collegio professionale e nominativo (per i professionisti).
In questo modo viene fatto un considerevole passo in avanti nella digitalizzazione degli scambi di dati e informazioni tra professionisti, imprese e pubblica amministrazione: la PEC diviene quindi sempre più lo strumento principale per la comunicazione e le notifiche di atti e documenti informatici.
Altra considerazione da fare è che l’art.2214 C.c. prevede l’obbligo di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”. L’art.2220 C.c. prescrive la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.
Si ritiene che tali regole si possano estendere anche alle e-mail a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale.
Importante, quindi, gestire l’utilizzo delle e-mail aziendali in modo ordinato, rigoroso e accurato, ponendo particolare attenzione alla corretta organizzazione delle diverse fasi di monitoraggio, catalogazione e conservazione sistematica dei messaggi aziendali in entrata e in uscita.
Ad oggi, invece, in ambito aziendale, la posta elettronica non sempre è ben regolamentata: ogni utente gestisce autonomamente l’account assegnato e l’azienda si limita per lo più a predisporre un sistema di backup che consenta l’eventuale recupero dei messaggi erroneamente cancellati o persi. Spesso non sono nemmeno previste delle procedure interne di gestione dei documenti allegati alle e-mail e non è presente alcun sistema di protocollazione delle comunicazioni in entrata ed in uscita. Rintracciare un messaggio (o le varie possibili versioni di un allegato) è molto difficoltoso, se non impossibile.
Bisogna avere ben chiare le conseguenze legali che si determinano con la trasmissione o la ricezione di un messaggio PEC, per non correre il rischio, per esempio, di sottovalutare il valore probatorio che la giurisprudenza ha riconosciuto ai messaggi e-mail.
Patrizia Tomietto – Centro Studi CGN
