Visto l’obbligo entrato in vigore il 6 giugno 2014, la probabilità che si possa presentare in studio un cliente con l’esigenza di emettere una fattura in formato elettronico verso la Pubblica Amministrazione è molto alta per molti professionisti. Per non farci cogliere impreparati, chiariamo i dubbi operativi più diffusi sul tema.
DOMANDA: Esistono programmi gratuiti per la gestione di un numero di fatture limitato?
La compilazione della fattura può essere effettuata utilizzando il software messo a disposizione sul sito Fattura Elettronica alla P.A. (www.fatturapa.gov.it) accedendo mediante le credenziali Entratel, Fisconline oppure CNS.
DOMANDA: Qual è la differenza tra soggetto emittente e soggetto trasmittente? Possono coincidere?
Il soggetto cedente (operatore economico) può assumere la qualifica di soggetto emittente e trasmittente dotandosi di credenziali Entratel, Fisconline o CNS per l’accesso e firma digitale per la sottoscrizione. È possibile che il cedente possa avvalersi di un soggetto (per esempio il proprio commercialista) quale soggetto emittente e trasmittente, in modo tale che il commercialista provveda a firmare il documento e a trasmetterlo. È anche possibile che soggetto emittente (colui che firma il documento) e soggetto trasmittente (colui che invia) siano due soggetti distinti. Il soggetto trasmittente si individua dal “nome file” in quanto, nella nomenclatura file, il soggetto trasmittente compare con il proprio codice fiscale.
DOMANDA: Come ci si deve comportare nel caso, non improbabile, di prosecuzione da parte del fornitore di invio cartaceo – o secondo altri canali “tradizionali” – di fatture verso Pubbliche Amministrazioni soggette all’obbligo di fatturazione elettronica?
Tutte le fatture inviate a Pubbliche Amministrazioni soggette all’obbligo di fatturazione elettronica secondo canali e in formati diversi da quelli previsti sono da considerarsi non valide. Pertanto la Pubblica Amministrazione è legittimata a non procedere con il relativo pagamento.
DOMANDA: Come bisogna comportarsi nel caso in cui la fattura sia stata emessa correttamente e sia risultata formalmente corretta ai controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio ma, per problemi tecnici lato Pubblica Amministrazione, non venga ricevuta dalla Pubblica Amministrazione?
Al mittente verrà fornita dal Sistema di Interscambio un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito, pacchetto di documenti che include fattura e dichiarazione prodotta dal SdI in cui si dichiara che è stato impossibile recapitare quella specifica fattura per ragioni tecniche. Solo in tal caso è possibile inviare la fattura alla Pubblica Amministrazione avvalendosi di altri strumenti (banalmente, inoltrando la fattura a qualsiasi indirizzo e-mail della Pubblica Amministrazione cliente). La Pubblica Amministrazione potrà procedere al pagamento del fornitore a fronte della ricezione di questo attestato, senza dover attendere la ricezione della fattura elettronica attraverso il canale del SdI. Si segnala che il verificarsi di problemi tecnici che porteranno alla generazione dell’attestato sarà davvero eccezionale: il SdI, infatti, tenterà di inoltrare la fattura per un periodo di tempo pari a 10 giorni (Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1) prima di desistere e provvedere a generare l’attestato.
DOMANDA: Come si gestisce la comunicazione di una fattura giudicata errata da parte della Pubblica Amministrazione?
La Pubblica Amministrazione può comunicare il respingimento di una fattura tramite il Sistema di Interscambio entro 15 giorni (periodo entro il quale la Pubblica Amministrazione ha facoltà – non obbligo – di comunicare l’esito delle verifiche contabili nel merito della fattura) dalla data di consegna della fattura. Nel caso, invece, di mancata consegna della fattura al primo tentativo e di recapito alla Pubblica Amministrazione in un momento successivo, i 15 giorni decorrono dalla data presente nella notifica di mancata consegna. Se la Pubblica Amministrazione rifiuta la fattura entro 15 giorni, tempo che consente di comunicare questo respingimento attraverso il SdI, il fornitore potrà emettere e inviare – sempre tramite il SdI – una nuova fattura, corretta e avente stesso numero (ossia, la versione corretta di quella precedentemente respinta). È, comunque, sempre possibile per la Pubblica Amministrazione veicolare il respingimento di una fattura attraverso altri canali. L’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, infatti, non modifica le regole fiscali o amministrative, bensì va a modificare la sola modalità di trasmissione – e di successiva conservazione – delle fatture.
DOMANDA: Quali sono le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio ai fornitori della Pubblica Amministrazione che hanno inviato fatture elettroniche?
Le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio (SdI) ai fornitori della Pubblica Amministrazione sono le seguenti:
- notifica di scarto inviata dal SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La Pubblica Amministrazione non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al fornitore è rapida;
- ricevuta di consegna alla Pubblica Amministrazione destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo;
- notifica di mancata consegna alla Pubblica Amministrazione destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito;
- attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1). In aggiunta, la Pubblica Amministrazione destinataria – non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria – può trasmettere al SdI una notifica con cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura. Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla Pubblica Amministrazione interessata: si tratta della notifica di decorrenza del termine per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.
DOMANDA: È prevista una notifica di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio?
No, non sono previste notifiche di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI gestisce esclusivamente notifiche legate all’invio e alla consegna delle fatture e delle note di credito/debito. Ogni altro documento, attualmente non viene gestito.
Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN
