Il prossimo 30 dicembre scade nella generalità dei casi, il termine per eseguire, su supporto cartaceo, le stampe dei libri IVA, giornale e inventari. Ecco le modalità per effettuare correttamente la stampa e i termini da rispettare.
La regolare tenuta meccanizzata dei libri contabili e fiscali comporta che:
- durante il periodo d’imposta, le registrazioni contabili, che civilisticamente devono essere indicate giorno per giorno nel libro giornale,ai fini delle imposte dirette, devono essere riportate nella contabilità meccanizzata entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (art. 22 D.P.R. 600 – 1973 );
- durante il periodo d’imposta, le registrazioni sui libri tenuti ai fini IVA devono essere eseguite entro il termine di liquidazione mensile o trimestrale dell’imposta;
- anche se è trascorso il periodo d’imposta, ma entro 3 mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale modello UNICO, la stampa, eventualmente non ancora effettuata, è eseguita contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza (art. 7 comma 4ter D.L. 357-1994 conv. in L.489-1994);
- la stampa dei registri IVA e contabili (libri giornale e inventari, incassi e pagamenti /cronologico delle movimentazioni finanziarie per i professionisti) è effettuata su supporto cartaceo, allo scadere del termine di 3 mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale modello UNICO (art. 2217 codice civile che, per chi scrive, assume valenza anche per il libro giornale e art. 15 D.P.R. 600 -1973).
Dato che, in alcuni casi particolari, il termine di presentazione del modello UNICO può differire da quello previsto per la generalità dei soggetti, il termine di tre mesi entro il quale si deve eseguire la stampa non può essere sempre lo stesso. Nella maggior parte dei casi però, il termine di presentazione del modello UNICO per l’anno 2013 è stato il 30 settembre 2014 e quindi i tre mesi scadono il 30 dicembre (art. 2963 c.4 codice civile). Negli stessi termini previsti per il libro giornale si devono stampare i mastrini di contabilità.
Le scritture devono essere tenute senza spazi in bianco, interlinee o trasporti a margine. Non si possono fare abrasioni e le cancellature devono essere eseguite in modo che le parole eliminate siano leggibili, per es. cerchiandole (vedi art. 2219 codice civile).
Si precisa che l’inventario trascritto sull’apposito libro deve essere sottoscritto dall’imprenditore/ rappresentante legale di società, entro il predetto termine di tre mesi (art. 2217 codice civile).
Ai fini della conservazione dei libri e registri:
- i termini civilistici sono quelli previsti dall’art. 2220 del codice civile e quindi 10 anni dalla data dell’ultima registrazione eseguita;
- i termini fiscali sono quelli previsti dall’art. 22 D.P.R. n. 600 – 1973, per cui si devono conservare fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, e quindi, eventualmente, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 del codice civile.
Invece, i supporti meccanografici, elettronici e simili devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti per legge (art. 22 D.P.R. 600-1973).
Come è noto, i registri tenuti ai fini IVA non scontano l’imposta di bollo (art. 39 D.P.R. 633 – 1972), mentre il libro giornale e il libro degli inventari sono soggetti a tale imposta, da assolvere ogni 100 pagine, entro il termine in cui deve essere effettuata la stampa su carta, nei modi seguenti:
- con una marca da bollo (o modi equivalenti) da 16 euro per i soggetti che pagano annualmente la tassa di concessione governativa sui libri sociali (per es. S.r.l. e S.p.a.);
- con due marche da bollo (o modi equivalenti) da 16 euro per gli altri soggetti (per es. imprenditori individuali e società di persone in contabilità ordinaria).
Nel caso in cui, rispetto alle 100 pagine per le quali è stata assolta l’imposta di bollo, residuassero pagine inutilizzate, sarà possibile tenerne conto all’atto della stampa dei libri dell’esercizio successivo.
La numerazione delle pagine dei libri contabili e fiscali può avvenire:
- predisponendo il registro, prima dell’esecuzione della stampa;
- all’atto della stampa del registro.
A seguito di numerosi interventi (anche la risoluzione 85/e 2002 e la circolare 64/e 2002 Agenzia delle entrate) è stato stabilito che:
- la numerazione delle pagine deve essere progressiva anno per anno;
- l’anno della numerazione è quello cui si riferisce la contabilità, e non quello in cui viene eseguita la stampa.
Quindi per esempio a fine di quest’anno, le pagine dei registri dovranno essere numerate: 2013/1, 2013/2, ecc.
Per i soggetti con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare va indicato solo il primo dei due anni interessati.
Dott. Rag. Giuseppina Spanò – Palermo
